請求書は自社はもちろん相手方の会計情報にも関わる重要な書類です。
この記事では請求書の保存期間に加えて、法人・個人それぞれの請求書の扱い方や注意点についても紹介しています。創業初期の方や電子請求書の導入による制度の確認に役立てば幸いです。
請求書の保存期間
請求書をはじめとするお金に関わる書類のことをまとめて「帳簿書類」「帳票」などと言います。中でも請求書などは証憑(しょうひょう)書類と言われ、法律によって保存しなくてはならない期間が定められています。
取引金額や取引者が明記されている、法的に取引の証明となる書類の総称です。注文書や請求書などが当てはまり、保管方法や訂正方法に関しても法律によって明確に定められています。
証憑(しょうひょう)書類には、保存期間に加えて二重発行を防ぐために訂正に関する規則などもあり、会計上の重要性はもちろん法律の観点からも正しい理解が必要な書類になります。
請求書の法的な保存期間
まず、個人の請求書などの帳簿書類の保存期間について法的には以下のように定められています。
| 保存が必要な帳簿書類 | 保存期間 | ||
| 帳簿 | 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など | 7年 | |
| 書類 | 決算関係書類 | 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など | 7年 |
| 現金預金取引等関係書類 | 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など | 7年※ | |
| その他の書類 | 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など） | 5年 | |
※前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は5年（引用元：https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm)
この表では「その他の書類」に分類されている請求書は5年の保存期間が設けられています。(法人の場合は7年)しかしながら、欠損金の繰越控除制度を利用する際には注意が必要です。また年数は確定申告の翌日からの計算になるのでこの点にも注意しましょう。
法人に認められている欠損金の繰越控除は、赤字を翌年度以降に繰り越して計算することで、法人税額を軽減できる制度です。
この欠損金の繰越をする際には、入出金の証拠資料としての請求書を保存する必要があるため、10年間の保管が必要になります。創業以来ずっと黒字の会社や安定した経営をしている場合であっても、万が一に備えて最低10年間請求書を保存する会社が多いです。
複雑な内容にも思えますが、請求書は10年保存しておけば問題ないと簡単に覚えておきましょう。
請求書の保存期間の背景
請求書の保存が義務付けられている理由については、主に以下の2点が考えられます。
- 控除等制度の根拠
- 不正の防止
請求書は会社の売上の根拠としても分かりやすく、会計の根拠として重要な書類になります。つまり、会社の売上や納税額を計算するにあたって、印鑑や取引先がわかる請求書は証拠書類として扱うことができます。
税額の計算に加えて補助金の申請や各種事業主のための控除制度の申請などにも請求書の提出を求められることが多く、そのことから必然的に保存期間を明確に規定することとなるでしょう。
加えて、もう一つ請求書を利用する大切な場面としては税務調査です。利益がある会社であれば数年に一度税務調査が行われることがあり、この時にも請求書を保管していないと追徴という形で納税の必要が生まれるほか、不正とされてしまうケースもあります。
請求書の他の証憑書類(見積書・注文書など)、領収書なども併せて保存する必要があります。
請求書の保存期間とインボイス制度
2023年10月から施行された「売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝える」ことを目的に導入された制度で、課税事業者はインボイス登録番号を請求書に記載することになりました。
これまで、請求書を発行された側は請求金額に消費税額を足した金額を支払い、支払いを受けた側に消費税の納税義務がありました。しかしながら、支払いを受けた事業者が消費税の免税事業者の場合には消費税分を事業者側の利益にすることができました。
このことに対して、免税事業者との取引の際には請求書を発行された側に消費税の納税義務を課すことで、消費税の未収分を回収するインボイス制度ができました。
インボイス登録番号記載の請求書のことをインボイス(適格請求書)といい、この取り扱いについても新しく法律が適用されることとなります。
インボイス制度の導入は、世論でも賛否の声が多くありましたが、軽減措置などにより段階的な導入となり、請求書に関してはその他の書類よりも保存などに関する要件が増えているので注意が必要です。
インボイス(適格請求書)の保存期間
国税庁によると「適格請求書発行事業者には、交付した適格請求書の写し及び提供した適格請求書に係る電磁的記録の保存義務があります」とあり、請求書を発行した側にも保存の義務があります。
引用元：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-10.pdf
これまででは、自社が発行した請求書については保存義務がありませんでしたが、インボイス制度の実施により発行側にも保存する必要が生まれました。こちらについても先述同様7年の保存期間が定められており、最長で10年間の保存が必要になります。
個人の請求書の保存期間と保存方法
先ほども述べたように、請求書には個人でも最低5年間の保存期間が法律によって定められています。ここでは、個人の場合の請求書の保存方法について詳しく紹介しています。
個人が発行する請求書の特徴
請求書において個人と法人で大きく異なるのが源泉徴収の有無です。
基本的には企業が個人に対する支払い(税抜金額)のうち10.21%を代わりに納税することになっています
個人事業主が請求書で源泉徴収の記載をする義務はありません。先述の通り、源泉徴収の納税義務は法人側にあるため、支払う側の会社が源泉徴収を差し引いた金額で振り込む必要があります。
しかしながら、実際の振込金額などを計算する手間などを考えるとあらかじめ記載して発行する方が親切でしょう。請求書を発行する際は支払いをお願いする側の立場なので丁寧な対応を心がけたいです。
個人の請求書の保存方法
個人や個人事業主で請求書を管理する際には、保存期間と正しい保存方法を知っておくことも必要です。今日では請求書の作成・発行にはエクセルや会計ソフトやクラウドサービス等を利用した電子請求書を用いることがほとんどです。
電子請求書を含む電子帳簿には保存方法について、電子帳簿保存法によって定められており、以下のような要件を満たしている必要があります。
- タイムスタンプの付与
- システムの説明書など関連書類の備え付け
- 見読性の確保
- 検索機能の確保
大企業などでは、専属の会計事務や経理担当者が社内システムによって請求書などの帳簿を管理・保存しているため、このような対応を経理職以外の方が意識することは少なくなっています。新しく独立や開業をされた方はとくに注意しましょう。
正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、請求書を含む書類の保管方法について定めた法律です。
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