電子印鑑を無料で押したい！法的効力やフリーで作る方法など徹底解説

印鑑がクラウド上で、オンラインで済めば、印鑑のためのあらゆる時間を短縮することが出来ます。

電子印鑑のメリットやデメリット、これからの動向や法的効力についても詳しくご説明します。

電子印鑑とは？そのメリットと活用法について

近年、ビジネスのデジタル化が進む中で、紙ベースの書類に押印する従来のスタイルに代わり、「電子印鑑」が急速に普及しています。電子印鑑は、紙の印鑑と同じように契約書や申請書に押印するためのデジタルなツールであり、効率的かつ法的に認められた方法として、企業や個人での使用が増えています。この記事では、電子印鑑の基本的な概念やメリット、導入方法について詳しく解説します。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、紙の印鑑やサインの代わりに、電子文書上で使用されるデジタル形式の印鑑です。通常、画像ファイル形式（PNGやJPEGなど）や電子署名技術を使用して作成され、契約書や請求書など、様々な電子書類に押印できます。特に企業のリモートワークやペーパーレス化の進展に伴い、

電子印鑑の種類

電子印鑑には大きく分けて以下の2種類があります。

• 画像型電子印鑑: 単純に印鑑の画像データを電子文書に貼り付ける方式。書類上に見た目として印鑑が押されていることを確認できますが、セキュリティ面での問題がある場合もあります。この形式はあくまで視覚的な印象を与えるだけであり、改ざんのリスクがあるため、ビジネスでの正式な書類に使用する際は注意が必要です。
• 電子署名型電子印鑑: 高度な暗号技術を用いて文書に対する本人確認や改ざん防止機能を持つ印鑑です。電子署名法によって法的に認められており、このタイプの電子印鑑は契約書や重要な書類の真正性や信頼性を確保できます。

電子印鑑のメリット

電子印鑑には、紙の印鑑に比べて多くのメリットがあります。以下に代表的な利点を挙げます。

• 効率の向上: 電子印鑑を使用することで、契約書のやり取りが迅速化します。印鑑を押すために書類を郵送する必要がなく、電子メールやクラウドサービスを使って即座に書類を送付・押印できます。これにより、業務プロセス全体が効率化され、時間とコストを節約できます。
• ペーパーレス化の促進: 電子印鑑の導入により、書類の電子化が促進され、紙の使用を減らすことができます。ペーパーレス化は、企業のコスト削減に寄与するだけでなく、環境負荷の軽減にもつながります。
• リモートワークの推進: コロナ禍以降、リモートワークが一般的になってきていますが、物理的な印鑑が必要なためにわざわざ出社しなければならないという問題がありました。電子印鑑を活用すれば、場所に縛られずに契約や承認が可能となり、リモートワークの効率が向上します。
• セキュリティ強化: 特に電子署名型の電子印鑑は、書類が改ざんされていないことを保証する機能を持っており、セキュリティ面での信頼性が高いです。また、誰が、いつ、どのように押印したかが記録されるため、不正行為の防止にもつながります。

 

 電子帳簿保存法との関係（法的効力は？）

日本では、電子帳簿保存法という法律があり、一定の条件を満たす電子データは紙の帳簿と同様に法的な証拠として認められます。この法律の改正に伴い、電子データの保存や管理がしやすくなり、電子印鑑の導入も進んでいます。電子帳簿保存法に準拠した電子印鑑を活用することで、企業は法令を遵守しながら、帳簿や契約書のデジタル管理をスムーズに行うことが可能です。

電子印鑑の法的効力は、利用する技術やその運用方法によって異なりますが、適切に使われれば紙の印鑑と同等の法的効力を持つことが可能です。特に「電子署名法」や「電子帳簿保存法」などにより、電子的な取引や文書の保存が法的に認められています。

 

電子署名法と電子印鑑の関係

日本では、**電子署名法（正式名: 電子署名及び認証業務に関する法律）が2001年に施行され、電子的な署名や印鑑の法的効力が定められています。この法律に基づき、特定の条件を満たした電子署名は、紙の印鑑と同等の法的効力を持つとされています。特に「高度な電子署名」は、以下の要件を満たすことで、法的に有効なものとみなされます。

• 本人が作成したことの確認: 電子署名が署名者本人によって作成されたことが証明できる。
• 改ざん防止: 電子文書が署名後に改ざんされていないことを確認できる。

画像形式の電子印鑑の法的効力

一方で、単なる印鑑の画像を貼り付ける「画像型電子印鑑」は、法的に弱い場合があります。

これは、本人確認や改ざん防止の機能がないため、改ざんやなりすましのリスクがあり、法的に有効であるとみなされないこともあるためです。画像型電子印鑑を使用する場合、他の本人確認手段（例：メールや電話確認など）を組み合わせて法的効力を補完する必要があります。

 

 

電子帳簿保存法との関係

日本では、電子帳簿保存法によって、電子的に保存された文書が一定の条件を満たせば、紙の帳簿と同等の効力を持つことが認められています。この法律に基づき、電子印鑑を使った契約書や請求書も法的に認められる場合があります。例えば、改ざん防止措置が取られていることや、必要な電子データが適切に保存・管理されていることが求められます。

電子印鑑を使用する際の注意点

• 電子署名の利用: 法的効力を重視する場合は、電子印鑑に加えて電子署名を活用することが推奨されます。電子署名は本人確認と改ざん防止の機能を持つため、信頼性が高いです。
• セキュリティ対策: 電子印鑑のデータが不正に使用されないよう、セキュリティを確保することが重要です。アクセス制限や暗号化を導入することで、不正使用のリスクを低減できます。

電子印鑑の導入方法

電子印鑑を導入するためには、まず信頼性の高い電子印鑑サービスを利用することが重要です。以下に、一般的な導入ステップを示します。

 

 

領収書に印鑑は不要！いつからそうなった？

改正と社会全体のペーパーレス化の推進に伴うものであり、印鑑がなくても会計帳簿や経費精算において有効な証憑（しょうひょう）として認められるようになりました。

現在では、領収書に押印がなくても、有効な領収書として処理が認められています。ただし、必要に応じて企業間での独自ルールや顧客の要望による押印は引き続き行われる場合もあります。

ただし、領収書の印鑑は日本の文化や、会社の考え方などによりすべて撤廃されているわけではありません。
領収書に印鑑があった方がいい理由として、以下の点が挙げられます。

信頼性の向上

• 印鑑があることで、「正式に発行された」という証明になりやすく、取引先や顧客に対して安心感を提供できます。特に高額の取引や初回の取引では、押印があることで信頼性を感じる人も多いです。

不正防止のため

• 印鑑があると、領収書の偽造や不正使用の抑止力になる場合があります。独自の印鑑が使われていると、無断で領収書を複製するリスクが減り、信用の高い証憑として扱われます。

慣習としての安心感

• 日本では長らく領収書に押印する慣行が根付いているため、押印がないと「正式な証憑として不十分」と感じる場合もあります。特に年配の顧客や保守的な業界では、押印があった方が安心するケースが多いです。

税務署や会計処理での確認

• 税務署や会計処理において、押印があると領収書が正式なものと判断されやすいと考える人もいます。実際には印鑑がなくても法的には問題ない場合が多いものの、押印がある方が「正式な書類」として扱いやすいことがあります。

領収書の印鑑に関しては、今後もさらに廃止の方向に進むと予測されます。これは、デジタル化の加速や法改正、ペーパーレス化の推進による影響が大きいためです。

 

スプレッドオフィスでは電子印鑑の利用が可能

スプレッドオフィスが提供する「業務改善クラウド」では、電子印鑑の利用も可能です。

電子印鑑機能を活用すれば、契約書や申請書などの電子文書に簡単に押印でき、ペーパーレス化を進めながら業務効率を向上させることができます。

社判の登録しておくと帳票作成時に反映できる

ファイルをアップロードする場合は参照をクリックし、ファイルを選択後、アップロードボタンをクリック、その後保存するをクリックします。

社印のほかに社員ごとの印鑑の登録も可能

特に、電子帳簿保存法に対応した電子印鑑を導入することで、法令に準拠した形で帳簿や重要な書類をデジタルで管理でき、リモートワークや出社不要の承認プロセスが実現可能です。

また、電子署名機能を活用することで、セキュリティや改ざん防止も保証されるため、安心して利用することができます。

スプレッドオフィスのようなクラウド型の業務改善プラットフォームで電子印鑑を使用することで、迅速かつ法的に有効な手続きが可能になり、ビジネス全体の効率が大幅に向上します。

スプレッドオフィスで担当印を自動押印

スプレッドオフィスでの、帳票の担当印の画像を自動で作って押印する方法を見ていきましょう。

まずはユーザー設定をします。メニューから、「自社設定」の中の「ユーザー一覧」をクリックします。画面上部の「新規作成」を選ぶと、「印鑑情報」のタブが現れます。

基本情報の姓について入力してから、「担当印自動生成」をクリックすると、担当印が自動的に作成されます。環境依存文字であっても、作成が可能です。

また、使いたい印鑑画像がある場合は、画像のアップロードも可能です。

 

 

 

社判も自動押印

担当印だけでなく、社判も自動で帳票に押すことができます。会社の個性を表したこだわりの社判も、登録をすれば自動押印が可能になります。手順を見てみましょう。

社判の透過の画像が作成できない場合は、ご連絡ください。
スプレッドオフィス内にて、いただいた画像をデータ化して登録いたします。

6. まとめ

電子印鑑は、現代のビジネスにおいて不可欠なツールとなりつつあります。

効率性の向上、コスト削減、ペーパーレス化の推進、そして法的な安全性を兼ね備えたこのツールを活用することで、企業は一層の競争力を持つことができます。

これからのデジタル化社会において、電子印鑑の導入はますます重要な要素となるでしょう。

本日の記事はスプレッドオフィスのWEB担当が書いています。