見積書や請求書をクラウド環境で管理するメリット
見積書や請求書どうやって作成しているかヒアリングしてダントツ１位の手法は、あらかじめMicrosoftエクセルを使って雛形ファイルを作成しておき、作成するタイミングでこれをコピーして内容を埋めて作成する方法です。弊社でも昔はこの方法を採用していました。
作成する時にはお手軽で便利であることは間違い無いのですが、困ったことに作り終わった見積書や請求書の保管に難があります。使っているパソコンや会社のファイルサーバにフォルダを作って保管している方がほとんどだと思いますが、必要になった時に目的のファイルを探し出すことが困難なのです。
ファイル名がわかっている時はまだ良いのですが、見積や請求の明細レベルのキーワードしかわからない時は、作成時期に当たりをつけて一つずつファイルを開いては内容を確認して探すことになります。
◼︎クラウドサービスで管理するメリット
クラウドサービスで作成した見積書や請求書は一般的にどのサービスでも作成時に入力した情報をデジタルデータのまま保持しています。またその情報はサーバ内のデータベースソフトウェアで管理されています。
このため、帳票の鏡部分や明細部分、また備考なども対象としてクラウドサービス上で瞬時に探し出すことができます。
また会社のパソコンに保管されているわけではありませんのでクラウドサービスにアクセスする環境さえあれば、何処にいても、いつでも必要な情報にアクセスする事が出来ます。複数人でサービスを利用している場合はその情報を簡単に共有することも出来ますね。
日常業務の中で書類を探す行為は貴重な時間を浪費してしまいがちですが、クラウドサービスならそんなことはありません。また、結果として顧客対応のレスポンス向上につながり、ひいては顧客満足度にも繋がります。
ぜひ、無料トライアル期間のあるスプレッドオフィスをお試しくたさい。クラウドサービスの良さを体感いただけると思います。
■仕事は点ではなく、線である
どんなお仕事にも仕事を依頼する側とそれを受ける側が存在します。これが無いとそもそもお仕事として成立しません。
そしてこれも当たり前なのですが、お仕事はあるお約束の上でのみ成立しています。そう、契約です。
もしあなたがお仕事を受ける側だった場合、お仕事を受けてから完成させるまでのプロセスは概ね以下のようになります。
①見積提出⇒②受注⇒③（発注・支払）⇒④納品⇒⑤請求⇒⑥入金⇒⑦完了
このように、川の上流から水が流れるごとく、お仕事は進められてゆきます。
■契約に必要なもの、それはエビデンス。
上記の①～⑦のプロセスを遂行するにあたり、エビデンスは依頼主との間に無用なトラブルを招かぬための重要な記録となります。
①見積書・見積条件資料など
②契約書（基本・個別）、注文書など
（③今回は説明上割愛しますが、仕入れ先への発注書など）
④納品書
⑤請求書・売上伝票など。（④、⑤は同時に作成されることも多い）
⑥領収書
⑦特になし
ほとんどのタイミングで何らかの帳票を発行するしているのがわかります。これはすべてエビデンスとしてしっかり管理されるべき帳票です。
（界・業態によって必要となる帳票とタイミングは微妙に異なっていることがあります）
■風通しの良い情報管理
スプレッドオフィスでは、見積書から請求書まで一貫して帳票作成・管理ができるのはもちろんのこと、常に関連する帳票は紐づいて管理されているので、例えば「この注文の見積時の金額いくらだっけ？」とか、「この受注、何回請求してて、あとどれくらい請求残があるの？」といった情報の把握がとても簡単です。
見積～受注～発注～請求間の紐づきこそが、帳票管理業務をわかり易く時間をかけずに行える秘訣だと考えています。
スプレッドオフィスの機能を一部ご紹介
合計請求書の作成ができます
「合計請求書」を、スプレッドオフィスでは作成できます。
その１ 「受注一覧」から作成します
①受注一覧から複数の受注データのチェックボックスにチェックを入れます。
②画面上部の真ん中にある「合計請求書作成」ボタンをクリックします。
③選択した複数の受注（納品）をまとめた合計請求書が作成されます。
その２ 「請求一覧」から作成します
①請求一覧から複数の請求データのチェックボックスにチェックを入れます。
②画面上部の真ん中にある「合計請求書作成」ボタンをクリックします。
③選択した複数の請求データをまとめた合計請求書が作成されます。
弊社では合計請求書をお出しする機会がないのですが、複数の受注・納品が発生する小売業などの業態でご活用頂ける機能ではないでしょうか？
合計請求書をエクセルで作成しているという方は、ぜひスプレッドオフィスをお試しください！
■いままでの請求書発行業務
古くから法人商取引の請求書発行業務は取引ごとにお客様から支払いを受けるため
請求書を印刷、原本を郵送するスタイルがスタンダードでした。
未だにこのスタイルを会社のルールとしている会社も少なくありません。
また、意外なことに大手企業ほど、その傾向にあるように見受けられます。
皆様も毎月月末・月初や５・１０日に請求書発行業務に追われる経理部門の姿を
一度は目にしたことがあるのではないでしょうか？
以前とある企業の経理部門の方とお話しする機会があったのですが、その会社は
月間の取引量も非常に多く決算期には決算対応と請求業務で職場はまさに地獄絵図の
ようだとお話しされていました。
しかし、最近になってこの請求書発行業務に少しずつ変化が表れてきました。
■これからの請求書発行業務
現在の請求書発行業務は大きく分けて３パターンあります。
①従来からの請求書郵送スタイル
②請求書発行業務をアウトソースするスタイル（オンライン・オフライン共にあります）
③請求書をPDF等に出力してメール送付するスタイル
①はこれから廃れていくと予測されています。余りにもコストやそれにかかる労務費が
甚大だからです。
②は最近増えましたね。特にクラウド型サービスで郵送代行を行っているサービス提供会社も
増えているようです。一通１５０～２００円程度の従量制課金が主なようです。
③のメール送付スタイルが今後は増えていくのではないでしょうか。①はもとより②についても
「誰が」請求書を郵送しているかが異なるだけで、結局そこに大きなコストが発生してしまいますよね。
塵も積もれば、です。取引相手先さえ許容されるのであれば、是非積極的にメール送付スタイルを
使っていくべきだと考えています。
スプレッドオフィスでは、作成した請求書の保管（ストレージ機能）、メール送付機能を標準で
用意しておりますので是非一度お試しください。
請求書を作成する際に
お客様に請求書を起こす際に、案件が終わって請求書を送ってはい終わり。
なかなかそういった案件ばかりではないと思います。
案件に関連する納品書・検収書など発行しなければならない場合もあると思いますし、ほか設計書や説明書などいくつか請求書に添付しなければならない場合もあると思います。
また過去を振り返る際に請求時にどのような書類を添付したか確認したい場合もよくよくあると思います。
そこでスプレッドオフィス！
スプレッドオフィスですと、受注画面より納品書・検収書を発行出来ます！
またシステムから発行することが難しい帳票（さきほどの説明書など）も請求データに関連付けてアップロードすることが出来ます！
操作は至って簡単で請求詳細画面で関連付けたいファイルをドロップすればファイルがアップロードされます。
※「アップロード」ボタンよりファイルアップロードダイヤログにしたがってアップロードする方法もあります。
ファイルアップロード画面
こういった便利な使い方が出来るのがスプレッドオフィスの特徴です。
