取引先とのビジネスの一つの締めくくりと言える請求書。入金を受けるための、重要な書類の一つです。取引の最終局面となる請求、入金の段階で、取引先との行き違いといった無用なトラブルは、決して起きてほしくないところです。間違いなく、確実に代金を受け取るために、今一度、請求書に注目してみましょう。
そもそも、請求書の様式は
請求書の様式については、特に決められた法律上のルールがありません。取引先が希望する形式をとった請求書であることも必要です。請求書の一般的な項目としては、まず、発行の日付、請求先名、請求元名があります。請求欄としては、合計請求額、品名、数量、単位、単価、金額、小計、消費税、合計金額、振込先、支払い期限といった項目が挙げられます。請求額の支払いが振込となる場合は、振込手数料等について、前もって取引先に確認して、請求書に記すこともあります。
スプレッドオフィスの請求書テンプレートの特長
スプレッドオフィスでは、エクセル形式の請求書テンプレートをダウンロードするだけで、すぐに使うことが可能です。このエクセルテンプレートは定番の請求書様式となっているので、様々な業種に対応することができ、幅広く活用いただけます。請求書の形式自体は一般的ですが、ちょっとしたオリジナリティを出すこともできます。請求書テンプレートは、縦型か横型か、また、青色か、緑色か、赤い色かと、お好みの色の選択も可能です。請求欄の行数も選ぶことができ、さらに窓付き封筒にも対応しています。プレーンでありながら、ちょっとした個性を効かせた、見やすくきれいな請求書が、エクセルで手早く簡単に実現します。
さらに便利に！ エクセルを使った新たな機能
リリースされて間もない、新しく追加された機能をご紹介します。請求書について、エクセル作成明細データの一括登録機能が利用できるようになりました。Windows、Macいずれにも対応しています。
実際の使い方を見てみましょう。スプレッドオフィスのメニューの「自社情報」をクリックし、「システム設定」を選びます。表示された「全体的な機能」のうち、「エクセル作成明細データ一括登録機能を利用する」についてONに変更し、「保存する」ボタンをクリックします。これで、請求書の帳票作成画面の「商品検索ボタン」右側に、「商品一括貼り付け」「貼り付けフォーマットダウンロードボタン」が表示されるようになりました。この「貼り付けフォーマットダウンロードボタン」をクリックすると、エクセルファイルがダウンロードされます。ダウンロードされたエクセルファイルの黄色のセルの部分に、明細データをどんどん入力してください。入力が終わったら、一括登録したい明細行について、A列からG列までをコピーします。さらに、コピーの状態のまま、「商品一括貼り付け」ボタンをクリックすることで、明細行にデータが一括登録されるのです。
信頼される請求書を簡単に
以上のように、請求書作成に役立つ新機能「エクセル作成明細データ一括登録機能」を利用すると、たとえば取引先から受け取ったエクセルデータや、過去に時間を費やして作成したデータなどを一括して明細登録できます。すでに出来上がっているエクセルデータが無駄にならないので、とても便利に、かつ簡単に業務を進められるようになります。
請求書は、ビジネスの１つの完了を示すものですが、それと同時に、次のビジネスの始まりにつながる可能性も大いに秘めている存在です。今後の末永いお付き合いのためにも、取引先が快く支払いできるよう、ミスのない、見やすく配慮ある請求書を用意したいところです。
