ビジネスで、取引先へ仕事や品物を依頼したい。必要なものを発注（注文）して取りそろえることによって、自分の仕事を次の段階へと進めることができるのですから、発注（注文）は、ビジネスの流れの中の、大事な「素材」の一つに当たります。発注、受注がなくては、ビジネスはまったく成り立ちません。
テレワークが当たり前となり副業や個人事業でのお仕事が増えてきております。口約束ではなく、ビジネスとして仕事として行っていく場合、非常に重要なやり取りになります。
では、この発注の処理は、具体的にどのような形をとるのがいいのか、少々、立ち止まって見てみましょう。
ところで、発注（注文）書とは？
あらかじめ、取引先に提示された見積書を踏まえて、仕事や品物を注文するために作成し、提出する文書が発注（注文）書です。ちなみに、発注書、注文書、どちらであっても、特に大きな違いはなく、問題ありません。
発注（注文）書のルールとは？
発注書は簡易契約書でもあるので、確かに取引が成立した証になります。 発注書には、誰が、誰に対して、いつ、何を、一ついくらの物を、どのくらいの量、いくらで、どこにどのように納めるのか、また、支払いはどのようにするのか、ということを明確に記載しておく必要があるのです。
もしも発注書がなかったら？
ところで、A氏は事業に必要な材料を、B社から買い入れることにしました。電話で材料について問い合わせたところ、B社の担当者が快い対応をしてくれました。A氏は、すっかり安心しきって、全ての注文を口頭で済ませました。
発注書の作成が頭をよぎらなかったわけではありませんでしたが、文書を作成し、承認を得て、発送してという手間が多大に思えて、それより何より、一刻も早く発注をして品物を取り寄せたかったのです。
A氏が指定した納品日、一向にB社からの品物が到着しません。
業を煮やし、A氏はB社に問い合わせます。発注の応対をしたB社のあの担当者は不在で、先方となかなか話が通じません。翌日、ようやく品物が納品されました。しかし、注文よりも数が多く、種類も違っています。
食い違いばかりですが、先方の間違いを指摘できる書類もないため、B社は修正に難色を示し、A氏は大きな疲労を感じました。そういえば、発注書を作成して発送する前段階となる見積書も、文書の形で受け取っていなかった、とA氏は今更ながらため息をつきました。
スプレッドオフィスの発注（注文）書とは？
発注書がなければ、発注側と受注側との明確な仕事の証拠がありません。
そこには、あらゆるトラブルが生じてもおかしくはないのです。 発注書の重要性は十分に承知しているが、わざわざ文書を作成して時間をかけたくない。
そのような場合は、スプレッドオフィスの発注書をご活用ください。
手順として、まずはスプレッドオフィスのマスタ情報、会社情報や顧客マスタなどの登録をしておきます。この初期設定が済ませてあれば、あとは発注書のデータを作成するだけです。
スプレッドオフィスの場合、一般的な発注書として必要となる項目はすべて網羅されているので、画面に沿って入力していくだけの操作です。
作成が終わったら、ExcelもしくはPDFの形式を選択して、ファイルの出力か、メールの送信をすることができます。
発注という処理一つで、不要なトラブルに巻き込まれないためにも、信頼の証となる発注書を、ぜひ用意しておきたいですね。
発注（注文）業務だけでなくビジネスの管理を行う
発注（注文）書のやり取りをエクセルやシステムで行ったとして、そこで業務が繋がらなければ効率の悪い管理となります。
例えば、見積書を作成しそのデータを活かし受注業務を行う、そして取引先から発注（注文）書を頂く（※注文請書という形で頂きます。）他社に仕事を依頼するなら受注情報から発注（注文）を行う。そして、業務が完了したら取引先へ請求書を作成して送付する。
仕事として必要な最低限の機能をスプレッドオフィスでは提供しております。個別のクラウドシステムを複数導入するよりも安価でご利用出来る為、是非お試し頂ければと思います。
出力送信できる帳票の一覧
スプレッドオフィスをご利用頂くと以下帳票を作成出力送信することが出来ます。担当印や社判を入れてお送りすることが出来ますし、２０２３年からのインボイス（INVOICE）制度にも対応しております。見積情報から受注情報、発注情報から請求まで全て通して管理できる業務帳票クラウドをご検討ください。
- 見積書
- 注文書
- 請求書＋売上伝票
- 注文請書
- 納品書
- 検収書
- 注文書（返信用）
- 検収書（依頼用）
- 注文請書（返信用）
- 納品書（返信用）
「注文書」とは注文する側が発行する書類であり「あなたに注文・依頼しますよ」という意思表示をあらわす役割を持っている大変重要な文書となります。注文書では見積り時、取引先と確認した「注文の内容」や「金額」「希望の納期」の確定版という役割があります。また、電話による口頭の注文でトラブルになりやすいのが、聞き間違いや認識のズレです。文字に起こして、視覚的に取引を明確化することでそれらの発生を防ぐ役割もあります。注文書を発行することで取引の証拠とできる、というわけです。
スプレッドオフィスの便利さ
ビジネスの取引上で必要になってくる書類の数々に頭を悩ませていませんか？それらを簡単に、時間短縮で作業ができたら、仕事の効率が上がって他の仕事に時間が割けるということもできますよね。スプレッドオフィスでは、帳票のテンプレートが種類豊富にあり、選択使用することが可能です。特に、見積書のあとの注文書を即座に出すことができたら、上記に述べた通りビジネスをする上で望ましいことですよね。即座に確定された注文書を発注できれば、その後の流れも大変スムーズになります。スプレッドオフィスでは、この注文書が約3分で作成可能です。顧客マスタなどの基本的な登録がされていれば、データが紐づいているので、検索をかけるだけで入力ができ、あっという間に注文書が仕上がるというわけです。同じ内容の注文書を作成する時も重宝します。エクセルなどで作成している場合は、データの上書き作業が必要な上に、それを出力するという手間がかかってきますよね。そんな作業は全く必要ありませんので大変便利です！また、作成した注文書はエクセルまたはPDF形式で発行・出力することができ、すぐにお客様へメール送信することもできます。
豊富なテンプレート
スプレッドオフィスでは注文書テンプレートも豊富なデザインとカラーが揃っており、そこから選択可能です。注文書テンプレートをご紹介します。
① 注文書テンプレート（A4縦・ブルー）
② 注文書テンプレート（A4縦・グリーン）
③ 注文書テンプレート（A4縦・臙脂）
④ 注文書テンプレート（A4横・ブルー）
⑤ 注文書テンプレート（A4横・グリーン）
⑥ 注文書テンプレート（A4横・臙脂）
縦型、横型、カラー、窓空封筒に対応しているものなど、幅広く対応しています。
自社帳票も使用可能！
スプレッドオフィスでは、「自社帳票フォーマットをそのままスプレッドオフィスで利用したい」という声にお応えしています。スタンダードプランであれば初回のみ無料で設定できますので、長年利用されている貴社帳票フォーマットをそのままで、スプレッドオフィスをご利用いただけます。
無料でお試しも可能！
また、ご紹介した上記テンプレートはエクセル形式で無料ダウンロードできます。注文書テンプレートは一般的な項目をすべてカバーしており、豊富なカラー&デザインで、すぐに注文書の作成が可能です！
ぜひ、お試しください！
