スプレッドオフィスの発注機能
先だっての記事でご紹介しました「注文書」。
この発注機能が驚くほど便利になりました！
こちらを御覧ください。
スプレッドオフィスを利用しているユーザ同士だとデータの連携が可能になりました！
利用者目線ですと
①利用者から「見積依頼書」を送付。発注先は見積情報へ取り込みが可能。※近日提供予定。
②発注先から「見積書」を受領。利用者は注文情報へ取り込みが可能。
③利用者から「注文書」を送付。発注者は受注情報へ取り込みが可能。
④発注先から「注文請書」を受領。利用者は発注情報へ紐付けが可能。
⑤発注先から「納品書」を受領。利用者は発注情報へ紐付けが可能。
⑥利用者から「検収書」を送付。発注者は受注情報へ紐付けが可能。
⑦発注先から「請求書」を受領。利用者は発注情報へ紐付けが可能。
これだけの連携がシステム上で可能になりました！
見積書をダウンロードする画面で見積情報を元に発注を作成
発注先が見積書をスプレッドオフィス上よりメールした場合に、送信先メールアドレスがスプレッドオフィスに登録されていれば見積書をダウンロードする画面で見積情報を元に発注を作成することが可能となります。
また発注登録後、見積書が自動的に発注情報の関連ファイルに登録されます。
同じように注文書をスプレッドオフィス上よりメールした場合にも送信先の仕入先会社が上記と同様の処理が可能となります。
※発注情報を元に受注を作成することが可能となります。
注文請書、納品書、請求書をスプレッドオフィス上よりメールした場合には送付した注文書データから作成されている場合は発注情報の関連情報に紐付き、受領日も同時に登録されます。
もっと簡単な発注管理をお探しの方はぜひ一度お試しいただければと思います。
スプレッドオフィスの発注機能
取引の上で、必ず必要になってくる書類の数々。それらを簡単に、時間短縮で作業ができたら、仕事の効率が上がって他の仕事に時間が割けるということもできます。
今回は、ビジネスの中でも見積りの次に使用する「注文書」についてスプレッドオフィスの活用法をお伝えしたいと思います。
注文書の役割と注意点
お客様とのやりとりは、見積りから始まり、注文書、請求書と続いていくわけですが、この作業に時間をかけたくないものですよね。
注文書には、取引先との見積りの確定を提示する、という意味があります。
お互いに膨大な取引を行っているため、注文の内容や金額、納期などを提示することで、互いの認識を確認します。注文書を発行することで、取引の内容の確定をし、その証拠とするものとされています。
慣れていればそんな難しいこともないかもしれませんが、起業・独立したての場合、戸惑うことも多く、必要な書類を交わしていないことで、トラブルに発展することも多々あるようです。
また、電話での注文の場合は、聞き違いや聞き漏れなどが発生する可能性もあります。その為、書面で残してトラブルを防ぐという役割もあります。また、内容は見積書と合わせておくと良いでしょう。
スプレッドオフィスの注文書作成の流れとは？
では、あなたの会社では、注文書を作成するに当たって、どのような機能を使っているでしょうか。
エクセルを使用している場合、表作成をし、取引先の名前を入れ、見積り内容を転記、金額を出して、納品日や支払い期日などの入力をしているのではないでしょうか。スプレッドオフィスでは、注文書の作成は約3分で完成します！
マスタ情報の登録や会社情報、顧客マスタなどの基本的な登録がされていれば、データが紐づいているため、検索をかけるだけで入力も済み、早く注文書が仕上がるというわけです。
同じ内容の注文書を作るにしても、エクセルなどで作成している場合は、データの上書き作業が必要な上に、それを出力するという手間とコストがかかってきますので、大変便利です！
また、作成した注文書はエクセルまたはPDF形式で発行・出力することができるので、すぐにお客様へメール添付をして送信することもできます。
出力したデータをエクセルで編集することも、出力することも可能です。
豊富なデザインテンプレート
注文書のテンプレートも豊富なデザインとカラーから選択可能です。
今、お客様がお使い頂いている自社の帳票デザインをそのまま使用する事も可能です。
一般的な項目はすべてカバーしていますが、今お使いの帳票デザインがあれば、フォーマットは変更せずに作成することもできます。
縦型、横型、カラー、窓空封筒に対応しているものなど、幅広く対応しています。また、デフォルトテンプレートはエクセル形式で無料配布していますので、是非一度お試しいただければと思います。
巷でよく耳にする「クラウド」ですが、スプレッドオフィスも、クラウド型サービスによる受発注管理業務の専門的なシステムです。
そもそも、クラウドとは何か？ 名用の由来は、「雲」から来ています。クラウドサービスというのは、自分の利用するコンピューターがつながっているインターネット経由で、「雲」のかたまりのように用意されたサービスを使うというものです。何と言っても雲ですから、サービスの提供を受ける場所は問われません。オフィス以外でも、出張先、カフェ、車内、自宅とあらゆる場所、場面で利用できることもクラウドサービスの良さなのです。
やっぱり、操作は難しいのでは⁈
今までは、自らコンピューターのハードウェア、ソフトウェア、データなどを保有して管理しなければできなかったことが、クラウドサービスさえ導入すれば、不要となりました。
雲をつかむようで、操作の難易度が高いのではないかと不安になるかもしれませんが、ご心配には及びません。
スプレッドオフィスは、コンピューターからインターネットにつなげる環境さえあれば、即、導入できます。さらに、数多くある日常の業務をすっきりと効率よく進められるよう、機能も充実しています。そのさまざまな管理画面は、直感的で、判りやすく使えるように、ご用意してあります。
やっぱり、料金が高いのでは⁈
これまで、業務管理のためのシステムを設定するとなると、それなりの費用が積み上がりました。システムの購入費用、大規模なシステムであればシステム担当者の人件費、導入した後も、システムを利用している限り発生する維持管理費用など、決して安価ではありません。
クラウド型システムであるスプレッドオフィスの場合は、サーバーなどのハードやアプリケーションを持つわけではないので、購入代金を一切、支払う必要がありません。実務に必要な、利用したい分の料金のみでいいのです。
1か月あたり990円からという、安心の価格でスプレッドオフィスをお使いいただけます。
やっぱり、帳票は独自のものを使いたい！
今までのシステムを変えてしまうと、とかく変化が心配。受発注管理機能は充実させたいけれど、帳票は、やはり社の独自デザインのものを使い続けたい。そんな場合こそ、スプレッドオフィスが役立ちます。
見積書や請求書などの各種の帳票を、貴社のフォーマットに設定することができるのです。ずっと利用してきた貴社の帳票フォーマットを変えることなく、スプレッドオフィスを利用いただけます。スタンダードプランであれば、初回に限り無料で設定できるので、ご検討ください。
やっぱり、大変？ データの移行
新たにクラウドサービスのシステムを導入するとなると、今まで使っていたデータはどうなってしまうのか？ データを移すという大作業のために、通常業務に穴をあけたくない。
そんな苦労をお客様がしないよう、スプレッドオフィスにはＣＳＶインポート機能があるのです。顧客、仕入先、商品などのデータが、ＣＳＶインポートによって、ご自身で取込み可能です。過去に作成済みの見積書などの帳票データも、取込みできます。ご不明な点があれば、スプレッドオフィス事務局までご相談ください。
今までに掛けていた、あらゆる手間や時間を削ることのできる、クラウド型システムのスプレッドオフィス。日常の業務は効率がますます良くなり、コストダウンもできるなど、利用するメリットは計り知れません。導入をご検討の場合は、無料のお試し期間を活用して、スプレッドオフィスのすべての機能をまず体験してみてください。
