個人事業主と法人で請求書記載項目の大きな違いは「源泉徴収税」です。
ご存知の方にとっては当たり前のことですが、初めて請求書を作成する個人事業主の方にとって、税金回りの話はやや難解かもしれませんが、非常に大事な項目なので、この機会にしっかりと請求書の書き方を理解してしまいましょう。
個人事業主の請求書の特徴
個人事業主の請求書には、通常法人が使用する請求書と大きく異なる点が一つあります。これは個人名の記載が必要な点です。
もちろん個人事業主の中には屋号をお持ちの方もいますが、屋号をお持ちの方でも実名を併記する方がいいでしょう。これは基本的に取引の契約において請求先である法人や個人が、飽くまでも個人事業主である個人と契約することに由来します。
実際の契約書などを見ても、「(屋号)こと(個人名)」などの形式で記載されるケースが多いので注意が必要です。
個人事業主が銀行口座名などに使うことのできる名称で、店舗名などわかりやすく事業内容を示すものが使用されます。
個人事業主の請求書の役割
個人事業主の請求書には主に以下のような点があります。
- 契約・取引の証明
- 税金と経費の証明
そもそも、契約や取引の証明として請求書を発行することがまず一点としてあります。当然のように請求書を発行しないと支払いができない会社が圧倒的でしょう。
これは個人事業主にとっても同様の理由で、請求書の発行には支払いの証明と、支払い内容が事業に必要な経費として課税対象から除外する目的があります。
個人事業主の方のほとんどが青色申告などの免税目的で開業していると思われるため、請求書の扱いについてもご存知かとは思いますが、この記事でも改めて詳しく説明しています。
個人事業主の請求書に記載する内容
請求書には主に下記の内容を記載することになります。
- 取引先情報（会社名・住所）
- 振込情報（支払日・振込先）
- 請求書情報（発行日・請求書番号）
- 本人情報（屋号・個人名・住所・連絡先）
- 詳細情報（件名・備考）
- 請求項目（商品の数量・単価など）
- 消費税・源泉徴収税
- 金額（小計・税額・合計金額）
請求書に記載する内容や項目については、法的な制限などはありませんが、上記のように取引内容と金額を誰が見てもわかるように、簡潔に正しく記載することが求められます。
ただし、そこまで複雑な内容ではないので、相手方が受け取って差し戻しがないようになっていれば問題ないでしょう。今日の場合、数字の計算などもクラウドシステムやエクセルで計算する場合がほとんどのため、テンプレートが一つあれば十分です。
請求先
請求先会社名（相手先）情報は必須項目です。社名だけでなくご担当の方の部門名、氏名も記載しておくようにしましょう。
請求書番号
個人事業主の方であれば案件数はそれほど多くないかもしれませんが、案件毎にユニークな番号を付与しておくことをお勧め増します。請求書番号を付与する場合、見積書番号等とリンクさせておいたほうがベターです。
請求書発行日
請求書発行日＝請求月となります。請求書発行日は納品月末日でも納品月翌月の日付でも問題ありませんが、一般的な支払いサイトが末日締め翌月末支払であるため、請求書発行日は納品月末日にしておけば問題ないでしょう。
請求名（案件名など）
請求書タイトルは見積書のタイトルと合わせおけば間違いがなく、また管理もしやすいと思います。同一の取引先への請求が複数ある場合は、合計請求書を作成しても良いかもしれません。合計請求書を作成する場合は、個別の案件名および請求書番号（または見積書番号）を記載しておけば、先方の処理もスムーズです。
源泉徴収税
源泉徴収税は報酬金額に対して課税される税金です。本記事執筆時点（2015年10月）での源泉徴収額は10.21％（復興特別所得税含む）となっています。源泉徴収は基本的に支払い側で処理をしますので、個人事業主の方は報酬額から源泉徴収額が差し引かれた金額が入金されることになります。
消費税
年間（個人事業主の場合の決算月は12月なので1月1日から12月31日が事業年度です）の課税売上高が1,000未満の場合は免税事業者となり、消費税の申告義務はありませんが消費税を請求することは可能です。なお消費税額は源泉徴収税額を差し引く前の報酬額で計算してください。
合計金額
明細合計金額に源泉徴収税額を差し引き、消費税額を加算した実際に入金される金額です。
お支払期限
個人事業主の方にとって、キャッシュフロー（資金繰り）は法人よりもさらに切実な問題です。お支払期限（＝入金予定日）は必ず明記しましょう。
ご入金口座
相手方と特段の取り決めがない限り銀行振り込みが一般的です。入金先口座は個人口座でも問題ありませんので必ず明記してください。
振込手数料
特段の取り決めがない限り、振込手数料は支払う側が負担します。
個人事業主の請求書と源泉徴収
基本的に個人事業主に支払われる金額は、請求書の金額から源泉徴収が引かれた形になります。100万円以下の取引であれば金額全体のうち10.21%、100万円を超える場合は20.42%が源泉徴収額になります。
源泉徴収とは
源泉徴収の制度は納税の簡易化や納税者を正しく認識する目的で、日本では1940年にドイツの法律にならって導入されました。もし、源泉徴収の制度がなかったとしたら、国民は所得税を納めるために全員が確定申告を行わなくてはなりません。
そのため現代では、基本的には企業が個人に対する支払い(税抜金額)のうち10.21%を代わりに納税することになっています。
企業が支払う給与が月額8万8千円未満の場合など、必ずしも全ての会社が源泉徴収を支払うわけではないので注意が必要です。
個人事業主が請求書に源泉徴収を記載する場合
個人事業主が請求書で源泉徴収の記載をする義務はありません。先述の通り、源泉徴収の納税義務は法人側にあるため、支払う側の会社が源泉徴収を差し引いた金額で振り込む必要があります。
しかしながら、実際の振込金額などを計算する手間などを考えるとあらかじめ記載して発行する方が親切でしょう。請求書を発行する際は支払いをお願いする側の立場なので丁寧な対応を心がけたいです。
請求書に消費税額や源泉徴収額を記載しない場合は、支払額の合計から税額を差し引いて支払われることがあります。トラブルを防ぐためにもできるだけ正しい情報を細かく記載することをおすすめします。
個人事業主の請求書に関するトラブル
支払い期日と入金管理
請求書の支払い期日は月末締め翌月末払いが一般的です。
例えば4月に取引が完了した場合、4月末までの請求金額を5月末日に支払う方法です。支払い当日が土日祝日などの場合は月のうち最後の平日に変更されることが多いです。
請求書の支払い期日が過ぎたのにも関わらず、振込が行われない場合は個人事業主としては大変苦しい状況になります。請求日時の記載や連絡の不備がないかを再確認し、まずは担当者に問い合わせをしましょう。
請求書の未払いに対する対応策
入出金などの関係で支払い期日が1ヶ月以上先になることや、振込期日が月末でないことが原因で単純な確認漏れが起こっていたり、担当者の病欠や引き継ぎの問題など未払いの原因を考えても分かりづらいことが多いです。
まずは相手方に問い合わせて、理由が理不尽と感じた場合は弁護士など専門家に質問することをおすすめします。
個人事業主の電子請求書
電子請求書は電子データとして発行された請求書の総称です。もちろん請求書の内容は紙のものでも電子請求書でも変わらず、法的にも有効なものです。
形式としてはPDFファイルで作成されることが一般的で、エクセルや会計ソフトを使用して作成される場合や紙で作成された請求書をスキャンしたものなどもあります。
個人事業主が電子請求書を発行する際の注意点
正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、請求書を含む書類の保管方法について定めた法律です。
- タイムスタンプの付与
- システムの説明書など関連書類の備え付け
- 見読性の確保
- 検索機能の確保
請求書の保管については、上記のような電子帳簿保存法が定める保管方法に準ずる必要があります。紙媒体での保管については、近年の法改正により今まで通り印刷してファイリングしておくことが難しくなりました。
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