最近対面でお話しする機会のあるお客様から、よくタイトルのように聞かれることが増えてきました。
スプレッドオフィスと他の類似サービスとの違いについて！
クラウド型システムのメリット
最近クラウド型システムという言葉を良く聞きます。
数年前は聞かれなかったフレーズです。
なぜ今のタイミングで様々なクラウドのサービスがリリースされているのかを自分なりに考えてみました。
- 低コストの導入
- 短期間での導入
- 場所を選ばない
- 安心なセキュリティ
まず1つ目に低コストでの導入が考えられます。
業務システム構築を０から行うと膨大な時間・コストが掛かります。
クラウドシステムだと初期費用がない月額課金のサービスが主流になっており、スモールスタートすることが可能です。
ここは非常に大きなメリットです！
2つ目は短期間での導入です。
クラウドシステムは既に機能を取り揃えているものが多く、今日からでも利用可能なシステムが大半です。
いまのビジネススピードにマッチした形態だと思います。
3つ目は場所を選ばないです。
社内からのみしかアクセス出来ないと非常に不便です。外出先から見積を作成したい！などというニーズにクラウドだと容易に実現することが可能です。
高速インターネットや安価なVPN回線などの提供がはじまり、外出先からの接続が現実的になったことが大きいと思います。
4つ目は安心のセキュリティです。
インターネットに常時繋がっているクラウドは堅牢なセキュリティが必要になります。
ただこの部分は各クラウド環境を提供しているベンダーにノウハウがあり、堅牢なデータセンターの利用・セキュアなシステム環境が提供されています。
またクラウドシステムの開発ベンダーもセキュリティ部分には目を光らせているので安心して利用して貰えるクラウドがほとんどだと思います。
こういったハード・ソフトの両面で安心できるサービスが増えていることがクラウド市場が伸びている一つの理由だと考えます。
様々な事情が重なり、多数のクラウドのサービスがリリースされているのだと思います。
受発注管理システムに限らず、Web系サービスはクラウド提供が主流となりましたね。
インターネットに接続できる環境があれば「いつでも＆どこでも」サービスを安全に利用できるのがクラウドサービスの良いところであり、もちろんスプレッドオフィスも「クラウド型受発注管理システム」としてサービスをご提供しています。
さて、本日は「クラウド型受発注管理システム」をクラウド利用することのメリットについて考えてみたいと思います。
＜ケース1＞ 営業マンが出先で見積書を修正して今すぐ顧客へ持参したい
見積書や請求書といった帳票をエクセルで作成して社内サーバで管理している法人様もまだまだ多いかと思いますが、見積書を社内サーバで管理している場合、当然、外から社内サーバにアクセスできなければ見積書を修正することはできません。仮に、外から社内サーバにアクセスできるとすれば、それはそれでセキュリティ的に不安ですよね。
【スプレッドオフィスを利用すると】
- スプレッドオフィスはインターネットに接続できる環境さえあれば、「いつでも＆どこでも」見積書の修正が可能です！
- 承認フロー設定で修正済の見積書をすぐに社内承認フローに乗せることができるので事業スピードUP！
- 修正した見積書はエクセル／PDF形式で管理画面上から直接メール添付送信できるので、情報漏えいリスクも完全に回避！
- サーバとの通信は256bit SSLで暗号化しているのでセキュリティ的にも安全・安心です！
＜ケース2＞ 見積書や請求書を社内サーバで管理しているため定期的なバックアップが必須
ある日突然やってくるハードディスクのクラッシュ…所詮、サーバは機械なので必ずいつかは壊れます。
見積書や請求書といった重要帳票を社内サーバで管理している場合、サーバがクラッシュすると事業継続に支障をきたすため、定期的なデータバックアップを行っている法人様も多いかと思いますが、そのコストが負担になっていませんか？
【スプレッドオフィスを利用すると】
- ロケーション分散したサーバで「二重バックアップ」なのでデータクラッシュの心配はありません！
- 万が一の災害でも速やかなサービス復旧を実現し、お客様の事業継続を万全にサポートします！
- データバックアップにかかっている人的・金銭的コストを大幅に削減します！
いかがでしたか？
見積書や請求書といった重要な帳票を「エクセル作成／社内サーバ管理」の法人様もまだまだ多いかと思いますが、クラウド型受発注管理システムを導入すれば、事業スピードUP、コスト削減、事業継続リスク軽減といったことが、すぐに実現します。
経営者、管理者の皆様、この機会にクラウド型受発注管理システムへの移行を検討されてみてはいかがでしょうか？
クラウドの恩恵を受けるのは今です！
上記で説明するようにクラウドには非常にメリットがあります。
低コストでの導入(最安990円(月額)より利用可能、初期費用0円！)
短期間での導入(WEBよりお申込みいただいてすぐご利用が開始できます)
場所を選ばない(インターネット環境があれば利用できます)
安心なセキュリティ(堅牢なクラウドを提供しているNTTコミュニケーションズサーバを利用)
の全てを叶えるスプレッドオフィス！
業務システム構築をお考えの方は是非お声掛け下さい。
失敗しないクラウドサービス選定
多くの皆さまはサービス選定の際に、複数のサービスの価格・機能を比較検討されている
ことと思います。確かにそれも大切なポイントだと思います。
しかし、もっと大切なポイントはサービス提供会社が皆さまの会社に対し「何を」提供しようと
しているかを見極めることだと思います。
例えば「見積書や請求書が作成できるクラウドサービス」を考えてみた場合でも、
①帳票の作成と郵送サービスを融合させて、とにかく帳票発行業務を徹底的に効率化。
②社内の情報共有を第一とし、会社の数字の見える化と基幹業務の効率化。
に大きく分類されます。
そして皆さまはご自身の会社がどちらを必要としているかを冷静に分析し、導入検討していく必要があります。
なぜならクラウドサービスは買い切りのソフトウェアと違い、提供会社の意思により
常に成長を続けます。安定して長く利用していくにはサービスの成長してゆく先と求めているものが
きちんとリンクしていることが重要だからです。
我々の「スプレッドオフィス」は「世の中からシステムの無い会社を無くしたい」という想いで
開発・提供を行っており、単なる帳票作成クラウドサービスではなく、会社の成長ステージに
合わせて社内の基幹業務システムとして使っていただけるクラウドサービスを目指しております。
一つ、見積から受注、発注、請求までの導線を明確にすること！
⇒見積書・請求書を作成することが目的となっている他社製クラウドサービスが最近増えています。
しかしスプレッドオフィスは単なる帳票作成ツールではないということです。もちろんそれらも
可能ですが、お客様がお仕事の引き合いを受けてから納品して売掛回収を行うまでのお金の流れを
大きく把握できること、また案件の状態を社内で共有できることに重きを置いています。
お金の流れは、言わば会社にとっての血液の循環とも考えています。これがどういう状態なのかを
常に把握できること、その環境をお客様に提供すること、それこそがスプレッドオフィスの存在意義
であり、お客様に貢献できるポイントと考えております。
一つ、シンプルで且つ簡単であること！
スプレッドオフィスは可能な限りシンプルな形でお客様にサービスをご提供することを目指して
おります。（それでも、機能追加や機能改善を実施してきた結果、少しだけ複雑になってしまった
部分もあります・・・。ごめんなさい。）
シンプルであり続けたいという根底には、「お客様に直観的に使っていただきたい」という想いが
あります。しかし、もう一つ大きな理由としてスプレッドオフィスはクラウド型サービスでありな
がらお客様のご要望に合わせたカスタマイズもお受けしている側面もあり、カスタマイズのし易さ
も重要となっているからです。
担当Gとして、すでにスプレッドオフィスをご利用いただいているお客様や未来のお客様候補の皆様に、是非知っていただきたいと思い今回の記事を書かせていただきました。
Excelからスプレッドオフィスへの乗り換え満足度NO1
見積書から始まり、納品書や請求書といった業務の処理に必要な帳票をExcelで作成しているケースは、非常に多いようです。かねてから、長くExcelを使っている場合、そもそもそのメリットやデメリットについて、あえて考え込むきっかけすらないかもしれません。Excelの持つ便利さも不便さも特に意識しないまま、日常的な処理作業に紛れて過ぎ去ってしまいます。
しかし、ちょっと待ってください。今回は帳票のExcel管理について、メリットとデメリットを改めて見ていきましょう。
Excelで管理するメリット
Excelを使うことで、情報の整理された、目的に合った見やすい表を提示することができます。
Excelを帳票の作成や管理に使うメリットは、手軽にこうした表の作成ができることでしょう。Excelは広く普及していて、長い期間にわたって利用されています。そのため、Excelでの作業に慣れ親しみ、理解している利用者が多く、表作りや入力作業、編集作業を手軽にできると感じるケースが多いようです。
また、Excelの使用者が多いために、データの共有もしやすく、導入に新たなコストの発生もまず考えられないことも挙げられます。
Excelで管理するデメリット
しかしながら、Excelによる管理のメリットは、デメリットと表裏一体です。
Excelで的確な表を作るには、どうしても手間がかかります。実際に入力する段階に到達するまでの表作り、表計算の設定には、やはりそれなりの時間が必要です。ちょっとしたレイアウト変更も一苦労、四苦八苦。作業の内容の割に、かかる時間が長すぎる。そういったことも起こりがちです。
「手軽に」表の作成ができるようになるためには、Excelを使いこなせるよう、相応の勉強が必要になります。表の中で自動計算する状態にするために、手動で計算式を入力して表作りをしなければなりません。表を仕上げた後は、自動計算のための数式、関数の間違いがないかどうか、確認作業も要ります。既に作成済みの表を編集したい場合には、ひょっとすると表を作成した担当者しか修正できないという事態もあり得ます。
そして当然ながら、案件ごとに、個々の帳票を入力し、作成しなければなりません。
Excel管理では、目に見えるコストが大してないと言っても、ただあまり感じられないだけで、実際には担当者の労力と時間、つまり人件費が多大に発生しているわけです。
そのデメリット、スプレッドオフィスで解消
スプレッドオフィスでの帳票作成について見てみましょう。スプレッドオフィスでは、受注処理をスムーズに行えるよう、機能をそろえています。帳票作りといっても、Excelのように帳票そのものを作成したり修正したり編集したりといった作業が一切ないので、即刻、帳票の内容の入力に取りかかれます。
見積書を作成すると、受注後、見積データを使い、注文請書を簡単に作れます。この受注データから、納品書、請求書をすぐに作成することができます。顧客名や住所など、コピーや貼り付けすらする必要がありません。
作成後のデータを登録すると、ExcelかPDFでの帳票の出力が可能です。Excelで帳票を出力することで、データをExcelで編集することもできます。
スプレッドオフィスで、さらに問題解消
スプレッドオフィスは、複数のユーザーでお使いいただけます。ライトプランで５ユーザーまで、それ以外のプランはユーザー数に制限がありません。必要とあれば、同時に、社内で各自がどんどん機能を使って業務処理に当たり、情報の共有もできます。Excel管理の場合では、残念ながらできないことです。
社内の誰もが使用できるよう設定可能で、月額料金１ユーザー当たり990円からというコストパフォーマンスも利点です。長くお使いいただけるスプレッドオフィスを、ぜひご検討ください。
