請求書は、金額・請求先の会社名・振込先などの必要事項を記載し、契約時に交わして置いた期日までに支払いを求めるための書類で、商品やサービスを納品した後に発行する証憑(しょうひょう)書類です。
取引金額や取引者が明記されている、法的に取引の証明となる書類の総称です。注文書や請求書などが当てはまり、保管方法や訂正方法に関しても法律によって明確に定められています。
中でも請求書の宛名は特に相手方への敬意を表す敬称を併せて記載することがあるため、失礼の内容にこの記事で正しい請求書の宛名の書き方を紹介しています。
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請求書の宛名の正しい書き方
請求書の宛名は画像の赤枠内、請求先の名称・氏名のことを指します。
基本的には正式名称が間違いなく記載されていれば問題なく請求書の役割を果たすことができますが、敬称を使う際には間違えると失礼にあたることがあるので注意が必要です。
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〇〇御中と〇〇様
- 御中は「組織」に利用する
- 様は「個人」に利用する
御中を使用する場合は「組織名」に使用します。具体的には「株式会社〇〇 御中」、「株式会社〇〇 営業部 御中」といった使い方になります。
様を利用するときには、組織や部署名でなく、個人名に対して「担当者名 様」といった使い方になります。
基本的に役職名と敬称は併用しません。「〇〇部長 様」などは誤った使用法になります。一方で「代表取締役 〇〇 様」などは問題ない使用法になります。
御中の意味
御中は「御弁当(おべんとう)」「御札(おさつ)」など丁寧語に使用される「御(おん)」と「内部」を表す「中(ちゅう)」に分けられます。
つまり、「〇〇株式会社 御中 ××様」とあれば、「〇〇株式会社に所属している××さん」という意味になります。
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〇〇殿
「〜殿(どの)」は目上の方が目下の方へ使用する敬称です。組織内部や親しい間柄では使用することができますが、誤って外部の方に使ってしまうと失礼にあたる表現になるので注意が必要です。
適格請求書の宛名
インボイス制度では、課税事業者すべてに「適格請求書発行事業者登録番号」が発行されます。
請求書の宛名とは直接関係はありませんが、会社名の直下など、宛名の近くに記載する方法が一般的なため、宛名とあわせて確認することをおすすめします。
これまで売上1000万円以下の事業主は消費税の免除があったため、この状態を非課税事業と言います。反対に、インボイス制度に登録することで売上の金額に関わらず、消費税の納税義務があるため課税事業者となります。
インボイス制度では、適格請求書発行事業者登録番号が記載されている適格請求書でないと納税証明として認められないため、請求書の二重課税のリスクがあるため注意が必要です。
請求書在中の封筒の宛名
封筒の宛名を書く際にも先述同様、「組織名 御中」「担当者名 様」と記載するのがフォーマルな書き方になります。
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請求書の封筒の書き方
表面
- 郵便番号
- 住所
- 会社名
- 部署
- 氏名
こちらの際送付先は、取引先の名刺やHPの住所と異なる場合もあるので、あらかじめメールなどで送付先について伺っておくと安心して郵送できます。とくに取引金額などが記載される請求書では、誤って異なる住所に送ってしまうと、コンプライアンスに関わる場合があるので注意が必要です。
裏面
- 投函年月日
- 差出人住所
- 会社名
- 担当者名
こちらも宛先同様、万が一送り主がわからない状態になると重要書類である請求書を紛失してしまう可能性もあるので、間違えないように慎重に書きましょう。
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請求書の宛名が会社名だけの場合
請求書の宛名が会社名のみで担当者名の記載がない場合、税務会計上の問題はありません。一人親方や部署がない企業の場合、会社名だけを宛名に書く場合もめずらしくありません。
しかしながら、大企業やある程度の規模のある会社の場合には注意が必要です。
部署ごとに予算が分かれていることもある上、どの部署でどの担当者が決裁権を持っているのかがわかりづらいため、相手方に手間をかけてしまうので、できる限り担当者名は書くようにしましょう。
ヒト・モノ・カネに関する決定権のことを指します。例えば、今回の場合、相手方が請求書の支払いをするためには、決裁権を持っている担当部署の部長印が必要ということがあります。その際に担当者名が書かれていないとどの部署の誰に確認すればいいか、請求書を受け取った方が分かりにくくなってしまいます。
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請求書の宛名が違うと支払いはどうなる？
結論から述べると請求書の宛名が間違っていると支払いはできません。送った請求書についてはもちろんですが、受けとった請求書に関しても支払いをしないように注意してください。
請求書は、先述の通り納税証明として7年間の保管期間が定められている証憑書類です。そのため、宛名が異なる際には事業の経費として認められません。
当然税務調査でも同様の扱いになります。訂正や修正内容があった際には再発行する必要があります。
つまり、宛名が間違っている請求書について、取引先は支払いをしても会計の証明として使用することができないため、原則宛名の異なる請求書は無効となってしまいます。
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請求書の再発行方法
先述の通り、請求書は訂正ではなく再発行が必要になりますが、再発行の方法についても注意点があります。
もし宛名が実在する別の会社の場合、二重請求などの法的な違反を犯してしまう可能性があります。そのため、請求書を再発行する際には必ず、備考欄などで「請求書番号〇〇の再発行」を発行年月日と併記するようにしましょう。
個人事業主の請求書の宛名
個人事業主の方と取引がある際にも、これまでと同じように御中と様のルールで考えて良いでしょう。
個人事業主の方が法人に対して請求書を発行する際には特別なルールはありません。ただし、個人事業主に対して請求書を発行する方は、屋号について確認しておくことをおすすめします。
個人事業主の方が事業用に使える名前のことを指します。実際に口座名義等にも使用することができるので、もし屋号をお持ちの個人事業主であれば、宛名にも記載する方がいいでしょう
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個人事業主に請求書を送る場合
先述の通り、宛名は組織名には御中、個人名には様をつけて書くので、個人事業主への請求書の宛名は「個人名 様」となります。
ただし、個人事業主の中には屋号をお持ちの方もいるので、その際には「屋号 御中 個人名 様」と書くと良いでしょう。
電子帳簿保存法と請求書の宛名
電子帳簿保存法では2024年1月から、電子データで授受した請求書の電子保存が義務化されます。
正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言い、請求書を含む電子データで作られた帳簿や書類についての取り扱いを定めた法律です。
繰り返しにはなりますが、請求書の宛名を謝って記載してしまうと、税務会計上や取引先との信用問題につながる恐れがあります。
加えてこの電子帳簿保存法下では、タイムスタンプ/訂正・削除の明示/検索機能などの要件を満たした保存方法が求められることとなります。
そのため、事実上ほとんどの事業者が電子帳簿保存法に対応したシステムやクラウドサービスの導入を求められる状況となっています。
このようなクラウドサービスでは宛名の敬称や取引先の名称を自動入力できるため、宛名の入力ミス等を未然に防ぐ点からも導入をおすすめしています。
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