請求書発行システム比較｜発行するタイミングや発行依頼メッセージも紹介

この記事では普段よりも早いタイミングで請求書を発行してもらうためのやり取りで気をつけるべき点を紹介した後、実際に使えるポイントを押さえた文例を紹介していきます。

また、軽減税率に対応した税計算、区分経理に対応した請求書の作成を自動的に行っている請求書作成システムのメリットも紹介していきます。

請求書発行システム比較表

※金額は全て税込です。

SpreadOffice(スプレッドオフィス)

スプレッドオフィスは、法人・個人事業主様向けの帳票管理クラウドシステムで、一つのクラウドで注文から請求までを一貫して、業務帳票の作成&管理を完結することができるサービスです。

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請求書発行システム導入のメリット

請求書発行システムの主な機能は、消費税や区分経理に対応した請求書の作成です。

参照元：国税庁「消費税確定申告書に関するパンフレット」「No,6497　仕入税控除のために保存する帳簿及び請求書等の記載事項」

請求書を発行する際は、請求書のフォーマットを選択し、品目の入力、金額の計算が必要です。請求書作成システムを利用すれば、請求書のテンプレートが豊富にあるためお好み色やデザインを選び、用意された項目に記入するだけで請求を発行できます。

また、請求書を送る際に「自社担当者」「支払い予定日」「発注番号」「仕入先会社名」「件名」「消費税」といった必須項目の記入漏れを防ぐことができます。

さらに、請求書発行システムの管理画面から直接メールに注文書を添付し送信することができるので発注管理業務から発注交付までを完結して行えることが多いです。

記入漏れによる請求書の再発行がなくなる

月初や月末といった決まった時期になると請求書を大量に発行する必要があるため、注意して請求書の発行を行なっていても記入漏れといったミスが起こりえます。

記入漏れによる請求書を再発行すると聞くと、

「前回作成した請求書に必要な箇所を入力しそのまま捺印（なついん）を押すだけでいいのでは？」

と考える方も多いですが、必要な箇所を入力しそのまま捺印を押すだけでは、二重請求することになることがあるため、新たな請求書には赤文字や太字で目立つように「再発行」と一目で見えるようにする必要があります。

そのため、再発行をする際は通常の請求書を発行する場合よりも手間がかかってしまいますが、請求書発行システムを利用して入れば、必要事項を入力していないと取引相手に送ることができないため記入漏れによる請求書の再発行を未然に防ぐことができます。

再発行が簡単に行える

請求書発行システムにより、記入漏れによる請求書の再発行をする必要は無くなりますが契約金額と違ったり、内容に一部不備があることで請求書を再発行する必要が生じる場合もあります。

Excelで管理しPDF化、印刷し再度請求書を発行するとなるとそれだけ手間がかかってしまいます。

しかし、請求書発行システムにはワンクリックで再発行のフォーマットを作成する機能を備えたサービスもあり、請求書の発行や管理を行なっている担当者が赤文字や太字で「再発行」と記入する必要がなく訂正に必要な箇所を入力し直すだけで対応できるサービスもあります。

請求書の再発行を行う場合のコストの削減にもつながります。

請求書の管理が行いやすくなる

取引金額や取引内容に間違いがあることに気づき訂正・再発行しようとした際、印刷した請求書をファイルできちんと保管していても、システムの検索機能に比べるとやはり手間がかかるでしょう。

請求書発行システムでは、請求書発行システム上でデータの管理を行なっているためパソコンやスマホから、確認したい請求書データを簡単に探し出すことができます。

そのため、『〇〇株式会社との△月分の請求書を確認したい時、どこにいったっけ？』といったことがなく、すぐに確認したい請求書データを確認することができます。

さらに、請求書発行システムの多くは、クラウドと呼ばれるパソコンやスマホ本体とは別の場所で請求書データを保管しているため、パソコンなどのデバイスが破損した場合でも、請求書データが無くなる心配がありません。

*請求書の保存期間（法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間）

参照元：国税庁「No,5930 帳簿書類等の保存期間」、国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」

進捗の確認が行いやすい

ExcelでPDF化、印刷した紙媒体で請求書を管理していると、請求書の情報を共有する時は写真に撮って送ったり、ファイルをコピーして関係者に送る必要があります。また、関係者に送った後に請求書の内容を変更すると、送った関係者には変更後のデータが反映されないため、再度請求書を送る必要があります。

また、担当者が不在の場合は請求書の承認作業が滞ってしまうこともあり、スムーズに請求書の発行を行うことが大変です。

請求書発行システムのログイン情報を知っていると複数人でログインできるため、リアルタイムで請求書の変更点などの情報をスマホやパソコンといった画面で共有することができます。

また、ユーザーごとの権限を、請求書の承認権限、データ出力、削除のように細かく設定することができることが多いため、担当者などの把握もしやすく、トラブルが起きた際の対応も行いやすいです。

請求書がどのステータスにあるか把握しやすい

請求書発行システムの多くには、請求書のステータスごとで確認でき、見積・受注・発注・請求の一覧画面に「ステータス」という項目があり、各案件が一目で「受注済」「請求書作成」「完了」どの段階にあるかを確認することができます。

大量の請求書があると、中には請求漏れや請求書の未払いも起こり得ます。

請求書がどの段階にあるか一目で確認できるため、請求漏れや未払いといったトラブルを避けることに繋がります。

消費税税計算に自動で対応している

請求書を発行する際は、取引金額に消費税や源泉徴収などを考慮し記入する必要がありますが、計算を電卓やExcelでといった計算ソフトで行なっていると、気づかないうちに指が違うボタンに当たったり、数字の入力ミスによって正しい金額を入力できていない場合もあります。

請求書発行システムの多くは、消費税率欄のプルダウンから消費税率を選択すると消費税率10％や軽減税率8％それぞれで計算され、税率ごとの合計金額、請求書全体での合計金額に反映されます。

また、請求書発行システムでは軽減税率の品目に「※」マークが付けられ、請求書などの軽減税率の対象項目に「※」や「☆」マークをつけ、請求書等に税率別で税額を記載し、欄外にマークの注意書きを明記する「区分経理」が自動的に行われます。

※軽減税率の対象となる項目について詳しく知りたい方はこちら：「国税庁パンフレット」

定期の請求書を自動で作成できる

定期的な取引を行い、隔週や月に1回決まった取引先に請求書を発行している方も多いのではないでしょうか？請求書発行システムの中には、毎月決まった取引の請求書を指定した頻度で自動作成する機能もあります。

また、請求書発行システムでは、過去の取引履歴から前回の取引内容を引き継ぐことができたり、過去の取引内容を簡単にコピーすることができるため、定期的な請求書の作成業務の負担を軽減することが期待できます。

外出先でも請求書を発行・確認をすることができる

請求書発行システムを導入することで、請求書の作成や送付、管理までスマホやパソコン上で行えます。

Excelで請求書を発行している場合、外出中など急なタイミングで取引先から連絡が届き、請求書の確認・発行が必要になった場合は家やオフィスといった請求書があるところに戻る必要がありますが、請求書発行システムではオンライン上で請求書を管理しているためいつでもどこでも請求書を確認することができ、スムーズに請求書の発行や承認を行えます。

請求書を取引先に発行依頼する、された際のやり取り

請求書を発行することは義務ではありませんが、

といった理由から取引相手に請求書の発行や送付を依頼することはビジネスシーンでは一般的です。

請求書の送付依頼メッセージを送る際、スムーズなやり取りを行えるように依頼内容を簡潔に的確に伝えることと、発行依頼する目的によって注意するべき点があります。

ここからは、目的ごとでの請求書の発行依頼メッセージの文例、文例を作る時のポイントを紹介します。

請求書を発行依頼する際の文例

送付期限を設けていないと、取引先がいつまでに送ればいいのかといった請求書を発行する緊急性を把握することができません。

一般的にはPDFをメールで送信することが多い請求書ですが、郵送・FAX・その他指定のサービスなどを用いることもあるので、初めから形式を明記することをおすすめします。

再発行依頼（内容変更・金額訂正）文例

この場合に大切なのは取引先が二重請求されたと誤解しないために、「なぜ請求書の再発行を行うのか」を記入する点です。

請求書の発行依頼を受けた際の対応

請求書の必須事項は下記の通りですが、先述の通り、請求書発行のシステムでは、自動的に下記のようなフォーマットが用意されます。

※取引年月日では請求書の発行日に加え、支払い期限を明記します。
トラブルを避けるため、双方合意した支払い期限を明確にしておきましょう。

請求書の発行依頼を受け、請求書を送付する際に送るメール文例

請求書の支払い期限を過ぎても支払いが行われない場合は、遅延利息といった『支給付を受領した日の60日後から、支払いを行なった日までの日数に、年率14,6％を乗じた金額の支払い義務』が生じます。
そのため、請求書の送付が遅くなってしまったことで、今後の契約が打ち切られる可能性もあります。
請求書の発行が遅くなったら、送付が遅れてしまったことへの謝罪と、どうして請求書の送付が遅れてしまったのかを伝えましょう。
その後、取引先に対して、いつまでに支払いをお願いするのかなどの今度の流れを伝えるようにしましょう。

請求書の早期発行をお願いしたい時

年末年始は休業する企業や年末調整で忙しい場合が多いため、早めに支払い業務を済ませておきたい、請求書を通常よりも早めに発行してほしいですよね。

しかし、4月1日〜3月31日を事業年度としている企業も多いため、早めに請求書を送ってほしい要望がある場合は早めに取引先に伝えておかないと取引相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。

ここからは、請求書の早期発行をお願いしたい時の伝えるタイミングとその他のポイントをいくつか紹介していきます。

年末で会社が休業する場合

年末・年度末などで休業する企業も多いため、会計処理等で各社忙しくなりやすい時期です。

１ヶ月程度前もって伝えておくことで相手方が請求書を発行する際、時間的に余裕を持って発行することができます。

年度末で円滑な決算を行いたい場合の請求書早期発行依頼の文例

請求書を発行するタイミング・発行方法について

請求書を発行するタイミング

一般的に請求書は商品やサービスを納品し、取引先から検収書を受け取った後に発行します。

※前払金や着手金を受領する契約の場合は、納品前に請求書を発行する場合が多いです。

請求書の発行方法

取引先に請求をする方法に、「締め請求」と「都度請求」の2つの方法があります。

締め請求では、あらかじめ取引先と定めた15日や月末を期日（締め日）とし、その日までのすべての取引に対して請求書を発行します。
何通もの請求書をその都度送ってしまうと、その都度支払いをする必要が生じるため取引先に手間がかかるだけでなく、振込の場合は手数料が発生します。
そのため、多くの請求書が月締め請求で行われています。

また、都度請求とは1回の取引ごとで請求書を発行する方法です。
初めて取引をする場合や、長期的な取引の可能性が低く1回きりの取引を行う場合はこちらの都度請求を使用する場合が多いです。

まとめ

ここまで、請求書発行システムや請求書発行のタイミングについて解説してきました。

この記事のまとめは以下の通り。

• 請求書発行システムは、請求書の作成や送付に関する業務を効率化するシステムで請求書の再発行が必要になった場合簡単に再発行が行え、税計算を自動で行う
• 請求書を発行するタイミングは納品後に締め請求をすることが一般的

これらの情報が少しでも皆様のお役に立てば幸いです。

最後までご覧いただきありがとうございました。