注文書(発注書)と同時に求められることもある「注文請書」ですが、あまり馴染みない方も多いのではないでしょうか？
実のところ、注文請書を飛ばして納品書や請求書まで進むことも多いため、この記事では、「取引先に注文請書を求められたけど…」という方に、注文請書の正しい発行の手順と扱い方を紹介しています。
注文請書とは
注文を受けた企業もしくは人が「発注内容を承諾した」ということを明確にするために作成・発行する書類のことを指します。
注文請書は、注文を受けた者が作成し発行するものですが、必ず発行しなければならないものではありません。売買契約は書面で行わなくても成立自体はするため、あくまで両者同意のもの発行するものです。
発注者が契約・条件などを記した注文書を作成し、受注者はその注文書を受けたことを注文請書に記し発注者に発行することで契約を取り交わすことができる仕組みになっています。
注文請書の読み方
注文請書の読み方は「ちゅうもんうけしょ」と読みます。
よく「ちゅうもんせいしょ」と読み間違えてしまう方もいるようですが、正しくは上記の読み方になるので間違えないようにしましょう。
慣れている業者であれば、「請書（うけしょ）」という略語を使うパターンもあります。
注文請書と注文書の違い
よく間違えられるのが、「注文請書」と「注文書」です。
「注文請書」は受注者が発行する書類のことを指し、「注文書」は注文者が作成し発行する書類のことを指すので勘違いしないよう注意が必要です。
また、注文請書には記載する際に必ず記載しなければならない必須項目があるので注意しましょう。まずは契約内容をしっかり確認し、認識ミスや行き違いがないかチェックするのがおすすめです。
注文請書の収入印紙
「注文請書を発行する際に、収入印紙は必要なの？」と思う方も多いでしょう。
注文請書を発行する際に多いミスが、収入印紙を貼り忘れてしまうというケースです。注文請書の中には収入印紙が必要なケースもあるので詳しく見ていきましょう。
注文請書の収入印紙は不要？
注文請書の中には、記載金額に応じて収入印紙を貼付する必要があるものが存在します。ここでは注文請書の収入印紙についてよくある質問を解説します。
注文請書は契約内容の同意・成立したことを示すものなので、「課税文書（2号文書）」という部類に該当します。
※ただし、物品の売買契約で注文請書を発行する場合は「非課税」となります。
そのため、収入印紙は契約金額によって必要な場合も出てくるので、しっかりおさえておきましょう。
また、収入印紙の金額は契約した金額の値によって変動するので注意が必要です。収入印紙が必要な具体的な金額は以下です。
- 1万円未満：非課税
- 1万円以上100万円以下：200円
- 100万円超200万円以下：400円
- 200万円超300万円以下：1,000円
- 300万円超500万円以下：2,000円
- 500万円超1,000万円以下：1万円
請負契約の印税額についての詳細は、下記の国税ホームページで確認するのがおすすめです。(引用元：国税庁ホームページ)
また契約金額に消費税が含まれるのかどうかですが、注文請書の書面上詳しいことがわからない場合は、契約金額に含まれるとされています。ただし、契約金額も記載されていない場合は200円の印紙税がかかるので注意しましょう。
注文請書を作成する場合は、品目・項目・単価・数量・小計・消費税・発注金額の合計など、できるだけ詳細を記載しておくことが鉄則になります。
注文請書を電子化すれば収入印紙がいらない？
ただし、収入印紙が不要になるパターンもあります。それは、注文請書を電子化した場合です。
印紙税法によると「契約の成立を証明する書面への収入印紙貼付け」が義務付けられています。ですので、電子化して仕舞えば収入印紙は不要ということになります。
ですので、可能であればPDFなどのデータで注文請書のやりとりを行うことをおすすめします。
特に、取引先が多い場合は、それだけで注文請書に貼り付ける収入印紙代もかさんでしまいます。できる限り節約したいということであれば、注文請書はデータ化してやりとりするようにしましょう。
注文請書の収入印紙と割印
続いては、注文請書に収入印紙を貼り付ける場合、印鑑はどうするのかということについてです。
注文請書に貼り付ける収入印紙には、必ず「割印（消印）」が必要になります。もしもこの割印を忘れてしまった場合、税務署に指摘されてしまう場合もあるので注意しましょう。
割印は、収入印紙の上下でも左右でもどちらでも構わないので、文字通り注文請書と収入印紙をまたがるように押すのがルールです。この際に、注文請書と収入印紙の境界線が割印の中心に来るようにするようにしましょう。
印鑑の種類に厳しいルールや決まりはなく、社印、ゴム印、認印、角印などでも認められるとされています。
また、割印するのは本人でなくても、代理人でも大丈夫です。どうしても自身で処理できない際は、社員や従業員に代行してもらいましょう。
もし印鑑が手元にない場合でも大丈夫です。その際は、鉛筆やシャープペンシルではないボールペンなどの消えないペンでサインすることで代用が可能です。
注文書と注文請書のセット
注文請書は、注文請書のみを作成・発行したとしてもその効果を発揮することはできないとされています。
注文請書と注文書がセットになって初めて、注文請書を法的な取引として認められるということを念頭に置いておきましょう。注文請書単体のみではその存在は認められないので注意してください。
注文書と注文請書のセットは、無料のテンプレートなどもあるのでうまく活用するのがおすすめです。データ化して雛形を作成しておけば、取引先が何件になったとしてもスムーズにやりとりできます。
注文請書に印鑑は必要？
注文請書を作成・発行する際には捺印が必要になります。
取引先の企業（発注者側）にあらかじめ登録している印鑑がある場合は、その登録してある印鑑を使うのが一般的です。
発注請書を発行する際に、社名の横に社印、代表者名の横に代表者印を捺印することを忘れないようにしましょう。
捺印の際には、かすれたりずれたりしないようしっかり上下左右を確認し、用紙にグリグリと回しながら印鑑を押し付けるようにしましょう。
印鑑を押す位置に関しては細かい規定というものはありません。社名や住所の右横に押印するのが一般的と言われています。
特に注意したいのは、注文請書は訂正箇所があっても訂正印での対応が認められないため、再発行になってしまうことです。そうならないようあらかじめ捨印をして確認するなど対処してから捺印するようにしましょう。
ただし、上記でも触れたように、捺印がないからと言って注文請書の効力が無くなるということはありません。取引先の企業と合意があれば、捺印がなくても記載内容が正しければ注文請書は有効だとみなされることがほとんどです。
注文請書の正しい書き方
最後に注文請書の書き方について解説していきます。注文請書の必要性が理解できてもいざ記入しようとして書き方がわからない…という方も多いようです。
まず確認すべきなのは、取引先とのやり取りの中で、受注者と注文者をはっきりさせるためにも主体が誰なのか、双方の基本的な情報を明確にし、明記することが大切です。
明記するべき項目は、例えば以下のような基本的な情報です。
- 氏名
- 住所
- 連絡先
続いて、納期や注文日などの日にちを明記しましょう。どのような注文内容にしても詳細を記載するのが基本です。またその際に支払い条件やどこに納品するべきなのかなども忘れずにしっかりと記載しましょう。
明記するべき項目は、例えば以下です。
- 注文日
- 納期日
- 納品場所
- 品名
- 金額
- 支払い条件
注文請書を発行する際の順番
実は、注文書と注文請書を発行する際には、正しい順番があります。
- まず発注者が受注者に「注文書」を渡します
- 次に受注者から注文社に「注文請書」を渡します
この順番で発行することで初めて両者の取引が成立したという形が残ります。
ですが、実際は注文者が受注者に注文請書を作成・発行し、その注文請書に受注者が捺印した上で返信することがほとんどです。このような場合でも両者が同意していれば問題ありません。
ただし注意しなければならないのは、見積書だけをもらってOKを出してしまうパターンです。一般的な見積書には上記のような詳細が記載されておらず、明確になっていない部分が多いためです。
今後取引先と良好な関係を築きたい、維持したいという意思があれば、トラブルを避けるためにもしっかりと内容が明記されてある「注文書」「注文請書」を作成・発行することが大切です。
書面にお互いの意思を記載して残した上で仕事の取引をすることがリスクを避けることにもつながります。
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