事業がうまくいけばいくほど、増えていく書類の数々。取引が発生した分だけ、見積書、注文請書、発注書、納品書、請求書といった帳票の枚数も必要になるのですから、沢山の書類は仕事が好調だという証です。そして、帳票の枚数に比例して、承認、決裁の回数も当然ながら増加します。ここでちょっと、一枚の書類の行く末を考えてみましょう。書類の作成から承認までの、手から手へと渡る時間、帳票を印刷するための用紙や印刷にかかるコストと時間、処理済みの書類のファイリングや保管スペースの確保。この一連の流れに、複数枚の書類が乗るのですから、膨大な時間やコストなどがかかっていることになります。
スプレッドオフィスの承認フローを使いこなすには
煩雑に思える帳票の流れですが、スプレッドオフィスの承認フロー機能を使うと簡易になります。社内での承認・決裁の流れをオンラインで行うためです。スプレッドオフィスを２ユーザー以上で登録し、自社情報で「承認フローを利用する」に設定するだけで、すぐに使うことができます。書類作成者は、一覧画面から申請したい帳票データを選択して、メニューの「申請する」をクリックし、承認者を選択します。承認者は、帳票データの「承認」「却下」いずれかをクリックします。申請、承認、却下、取消時にメール通知もされます。承認、決裁待ちの書類が行方不明などと騒ぎも起きません。
スプレッドオフィスに、新機能が
便利にお使いいただける承認フローですが、３月下旬には新しい機能として、出力・送信制限機能が追加されました。作成した帳票データは、出力をしたり、取引先へメール送信をして使用できます。これまでは、承認されていないデータであっても、帳票の出力やメール送信を行うことができていました。新機能では、オプションをONにすると、承認済みの状態にならなければ、出力や取引先への送信ができません。承認・決裁者が内容をチェックし、確かに認めた帳票ができ上がるので、より信頼性の高い承認フローとなります。
誰もが見える、承認済み・決裁済み
オンラインでの承認フローのメリットが多くあるのは、納得できる。そうは言っても、確かに承認された帳票だと判別できるのは、作成者と承認者だけではないのか？ 帳票を目にする、作成者・承認者以外の社員や取引先は、承認済みかどうかどうか、判らないのではないか？ ご心配はいりません。スプレッドオフィスの自社設定で、あらかじめユーザー登録と担当印設定をしておきます。すると、承認された帳票に、担当印、承認・決裁印が自動で反映されるのです。承認が済むと同時に押印された帳票を出力すれば、承認済みであること、担当者と承認者が誰かということが一目瞭然です。もちろん、出力はせず、承認済みの帳票データをそのまま取引先にメール送信することもできます。受信した取引先は、押印された帳票をすぐに確認できるというわけです。
承認フローのご活用を
スプレッドオフィスの承認フロー機能を設定するだけで、導入以前の仕事の流れが劇的に変わることを実感されると思います。社内での承認・決裁は重要な仕事のうちの一つですが、これらすべてを紙でこなすと、いかに時間のかかる、コストの発生する過程かということも、また事実です。
よりよく業務をこなしていくために、他に支障のない削減はしつつ、せっかくの好調な仕事の流れを止めず、滞りなく次へと進めていきたいですね。
