こんにちは。スプレッドオフィス事務局です。
本日は、仕事の依頼時に必ず発生する「発注」業務について、考察していきたいと思います。
「ペーパーベース」と「電子媒体」のちがい
製品をA社に注文するとき、サービスをB社に頼むときなど、私たちの日常業務に必ず出てくる発注業務ですが、実はちょっとした工夫で、日々の効率が何倍にもなるんです。紙媒体から電子媒体へと業務形態がどんどん変化している最中ですが、発注業務も例外ではありません。さっそく、「ペーパーベース」と「電子媒体」の違いは何があるのか、見ていきましょう。
ちがい その1
まずはデータの保管方法のちがいです。紙媒体で発注業務をおこなう際、四半期ごとや年度ごとなど、過去の取引データを保管する場所の確保が必要になります。1年分のデータなら、まだスペースもあるでしょう。しかし3年分、5年分と、データはどんどん溜まっていきます。そんなとき、電子媒体だとデータはすべてPCの中です。場所はPCを置けるスペースさえあれば大丈夫です。
ちがい その2
紙媒体と電子媒体、検索方法はどうでしょうか？紙で発注書を保管している場合、「年月日順」に並べるのか、「取引企業順」に並べるのか、はたまた「商品順」に並べるかで、取り出したい情報にたどり着く時間が違ってきてしまいます。
過去のファイルがきれいに仕分けされていれば問題ないですが、それでも電話帳のように1ページずつめくって…やっぱり、時間がかかってしまいますよね。しかし電子媒体の場合、検索ボックスでキーワードを入力するだけで、ほしかった情報にすぐにたどり着けます。この差は、毎日の作業だからこそ、簡素化できたら嬉しい部分ではないでしょうか？
ちがい その3
さらに発注書の作成における、時間的コストも違ってきます。同じ内容の発注書を作るにしても、excelなどで作成している場合は、データの上書き作業が必要になります。そしてそれを出力します。
しかし電子媒体の場合、各データが他のデータに紐づけられているので、検索するだけでひな形が完成するのです。
「保管方法」と「検索方法」、「時間的コスト」の上記3点が、発注時における紙媒体と電子媒体のちがいでした。
最後に
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