毎日の業務の中で、どんどん増える一方のデータの数々。
すでに作成済みの帳票、作成真っ最中の帳票はもちろんのこと、その帳票の参考となる資料など、すべてを積み重ねてみれば、膨大な量、枚数となります。
これから先に、おそらくまた発生する取引き先との業務を鑑みれば、たとえ1件の取引きと、伴う手続きがすべて終わったとしても、即処分するというわけにもいきません。
かさばる紙ではなく、データとして、クラウド上でデータを保存し、ファイル管理できてしまうのですから。
自動的に、ファイル保存！
見積書、注文書、請求書など、作成済みの帳票は、取引き先へのメール送信やデータを出力した後に、スプレッドオフィス上に自動で保存することができます。
帳票を送信・出力する画面で、「ファイル保存」の項目の「する」にチェックを入れておくだけの簡単操作です。
あえて、「しない」にチェックを直さなければ、常に「する」が選択された状態になっているので、今の帳票、保存していないのに、画面を閉じてしまった！ といったウッカリ作業も発生しません。 こうして保存されたデータは、左メニューの「ファイル一覧」の中の、一覧画面の「システムフォルダ」に、自動で作成されたフォルダの中に収まっているので、いつでも見ることができます。
関連する資料も、まとめて保存！
見積書や請求書といった帳票を作成する際に、資料やメモ書きなどを使う場合も多々ありますね。今後の参考として残しておきたい、そうした資料一式も、スプレッドオフィスに帳票と一緒にまとめて保存しておくことができます。
見積書や請求書の一覧画面から、希望のファイルを選んで詳細画面を開いてください。 上部メニューの「アップロード」ボタンを押し、「アップロードするファイルを選択してください」をクリックするか、もしくはファイルをドラッグして画面上へ持ってくるだけで、アップロードが完了します。
作成したフォルダに、データをアップロードして保存！
社内の共有資料をデータとしてまとめておきたい。そういった場合も、スプレッドオフィスで、すっきりとファイル管理ができます。
左メニュー「ファイル一覧」の画面を出し、画面上方にある「新しいフォルダ」ボタンを押すと、新たなフォルダが作成されます。
もちろん、フォルダ名は自由に変更可能です。 先ほどの、ここへ入れておきたい資料などは、「アップロード」ボタンをクリックして、PCに保存されているデータを指定すれば、一つのフォルダとして保存できるのです。 もしも、保存済みの見積書などのデータを一緒にまとめたい場合は、該当データのチェックボックスにチェックし、「移動する」ボタンを押して、移動先に新しいフォルダを指定するだけで、お好みのデータが見やすく一つにまとまります。
選べるデータ容量で、どんどん保存！
便利なファイル管理機能で、いくらでも資料をまとめて保存できる。そうは言っても、一体、どこまで保存できるのか？ もちろん、データ保存の容量に上限はあります。
ファイル管理画面の上部に、ファイル容量が表示されるので、一目でファイルの分量が確認できます。利用できる容量は、利用ユーザー数×１GBです。料金プラン一覧に表示されている「データ保存容量」は、このファイル容量を指しています。
つまり、ミドルプラン、スタンダードプランであれば、ユーザー数の制限がないため、よりたっぷりと余裕を持ったファイル保存が叶うことになります。
ファイル管理がうまくいかない、資料が見つからない、かさばるので資料を破棄してしまっていた、などの数多あるトラブルに慌てないよう、スプレッドオフィスのファイル管理機能を大いにご活用ください。
スプレッドオフィスおすすめの理由
サービスとして大きく以下のような特徴があり、アプリやツール感覚で利用できる業務管理クラウドサービスとなっております。
１．料金体系
毎月の利用したユーザー毎だから必要に応じて自分でユーザー作成や削除することができる２．使いやすさ
ユーザー毎に一覧表示状態を自動で記憶、項目や幅が調整できるからシンプルに使いやすい３．自由度
全データがインポート／エクスポート可能、独自帳票や独自ドメイン対応もできます副業や個人事業主（フリーランス）から中小企業までこれで充分
スプレッドオフィスなら必要な業務帳票が全て揃っています！ 見積書や請求書の発行だけでなく、受注・発注も一緒に管理していきませんか？ テレワークや副業でのスプレッドオフィスの活用が進んでます。 さらに、電子化やペーパーレス化が進み、業務帳票が郵送不要になる事業者が増えてきています。 電子印を入れた業務帳票をメールでやり取りすることでスムーズな仕事のやり取りを行う事が出来ます。 データは二重入力することなく作成した見積書から受注処理、受注情報から請求処理や発注処理と仕事の流れに合わせて帳票を管理出力することが出来ます。
ビジネスで使う基本業務帳票を全てサポート
- 見積書
- 注文書
- 請求書＋売上伝票
- 注文請書
- 納品書
- 検収書
- 注文書（返信用）
- 検収書（依頼用）
- 注文請書（返信用）
- 納品書（返信用）
見積書や請求書のみに対応したクラウドサービスも多いですが、業務帳票については一貫して管理することで、見積情報から注文情報、発注情報、請求情報へと連動することで効率的に管理することができます。
さらに業務管理に必要な機能が揃ってる
- 見積から受注、発注、請求までお仕事をしっかり管理 仕事を始まりから終わりまで通して一気通貫管理することができる
- 複数受注や複数請求も案件として管理できる プロジェクトや追加見積、追加受注など複数帳票を案件として利益管理できる
- 自由な権限管理、支店対応もOK 見るだけ、見せない、担当ごとなどで情報を管理
- 添付ファイル対応、ドラッグ&ドロップで簡単にファイル管理 提案書や調査資料や写真データなど仕事に関わるデータも帳票と一緒にしっかり管理
- 取引先とのデータ連携、貰ったデータを二度打ちせずに発注処理や請求処理できる 電子データだからスプレッドオフィスで送られたデータを取り込むことが出来る
- ワークフロー（承認）対応で、担当印や社判を帳票に反映 承認者が承認したら担当印が帳票に反映
- 送信履歴や出力履歴が残るから情報共有も簡単 分かりやすい履歴表示で相手が確認したかどうかもチェックできる
安心の問合せ対応
オンラインサポートサービス
業務に、クラウドサービスを取り入れてみよう！
スプレッドオフィス以外にもクラウドサービスは種類が多く、一体、何を選んだらいいものやら判らない、と苦心されてはいませんか？
ここでは、「reformaPSA」「board」「misoca」「MakeLeaps」の4種類のクラウドサービスについて解説します。
運営会社と特徴は？
reformaPSAですが、株式会社オロが運営しています。テクノロジー×クリエイティブをスローガンとして、最先端の技術分野に注力し、企業トップマネジメントの抱える課題の解決を目指しているものです。広告、IT、WEB制作などの業界特化の機能を備えているのが特徴です。
Boardはヴェルク株式会社の運営です。ビジネス上のバックオフィス業務を最大限に効率化することを目指したクラウド型業務・経営管理システムが、Boardです。
Misocaは、株式会社Misocaが運営しており、親会社である弥生株式会社が「misoca」のサポート業務をしています。「弥生会計」との連携もあり、カスタマーセンターは業界最大規模となっています。
MakeLeapsの運営会社は、メイクリープス株式会社です。MakeLeapsは、開発に長期間をかけるのではなく、「実用最小限の製品」を早くリリースするよう、ユーザーからのフィードバックを基として開発しています。
機能は？
reformaPSAの機能を見てみましょう。帳票の発行や売上管理などの販売・購買・経費管理の他、勤怠管理や経営分析といった多岐にわたる分野をカバーしています。
Boardの場合は、帳票類作成の他、請求漏れ防止、支払い漏れ防止のための仕組みも兼ね備え、案件ごとに損益管理ができる他、弥生会計や勘定奉行といった会計システムとの連携も可能です。
Misocaには、手間なく作成した帳票を紙の請求書として郵送できる機能があり、請求書の自動作成予約や、弥生会計などとの連携もできます。
MakeLeapsの機能は、帳票作成、入金情報を自動取込できる口座の連携、請求書の印刷から郵送までの代行、顧客のカード決済機能など、幅広いものです。
ズバリ費用は？
reformaPSAの費用は、利用する機能と利用人数によって変動します。利用人数1人当たりの単価が、販売ライセンス機能が6千円、購買ライセンスが2千円、その他のライセンスがそれぞれ3百円となっていますが、最低月額利用料金は3万円です。
Boardの場合は、料金プランが4種類あり、月額990円から5990円まで、それぞれ利用できるユーザー数や機能が異なります。
Misocaはどうでしょうか。請求書の月間作成数によってプランが異なり、5通までは無料、15通までは年額8千円、100通までが年額3万円です。
MakeLeapsは、個人プラン、法人プランと分かれています。個人プランの場合で見ると、利用ユーザー3名まで、取引先数の制限付きで、1人当たり500円です。法人プランでは、1ユーザーにつき月額800円ですが、取引先数によって金額が加算され、オプション機能も別途加算されます。
どう試すべき？
気になるそれぞれの機能ですが、やはりいきなり導入はリスクが高いので、各社のお試し無料期間について確かめてみましょう。
reformaPSAの場合、無料でのトライアルが使用できるのは、会社の担当者との面談後です。また、契約後1カ月間は無料になりますが、契約前提のため、申込みした機能はすべて使えます。
Boardは30日間の無料期間があり、全ての機能を使うことができます。
Misocaでは、各プランとも、最大2か月の無料体験が可能です。ただし、無料体験期間中は、請求書の月間作成数に制限があるので、ご注意を。タイミングによっては初年度無償キャンペーンが実施され、1年間無料で全機能が使える場合もあります。
MakeLeapsの無料期間は、30日間で、全ての機能をすぐに試し、体験することができます。
機能が豊富であれば、その分、費用も比例する場合があります。本当に必要とする機能が付いているかどうか、自社に合うかどうか、じっくりと検討して、これぞというクラウドサービスを選びたいですね。
では最後になりますが、スプレッドオフィスは、受発注管理に必要な業務を「いつでもどこでも」、「驚くほど簡単に」できるクラウド型システムです。
帳票作成、業務管理、集計・資金繰り・分析を誰でも簡単に行えます。
その他にも、担当印画像自動作成や承認フロー設定、権限設定など、受発注管理業務を最大限まで効率化する豊富な機能があります。
また、便利にお使い頂けますようにお客様からのご要望を基に新機能のリリースもこまめに行っております。
ご利用料金は、月額990円、1,320円、1,980円の3種類で、ご利用人数分だけお支払いのわかりやすい料金体系です。
電話、メールでのサポートも行っており、マニュアルもご用意しておりますので、操作方法に不安があるという方にも安心してお使い頂けます。
最大2カ月間無料で全ての機能をお使い頂けますので、まずは無料登録でぜひお試し下さい。
