帳票関係
敬称が選択可能になります
帳票作成時に表示される敬称が、今まで「御中」のみでしたが、任意で「様」も選択できるようになりました。
敬称の選択は「顧客マスタ」又は「仕入先マスタ」より変更出来ます。
税区分が表記されます
帳票の合計金額部分に税区分「(税込)」という表記が入ります。現在合計金額は税込だけですが、今後は税抜にも対応していく予定です。
ホーム画面
デザインの変更
より使いやすいように画面デザインを少し修正しました。
サポートセンター電話番号
スプレッドオフィスサポートセンターの電話番号を表示するようにしました。
使い方やご不明点、ご相談などお気軽にお電話ください。
受付時間 9時～18時(土日祝除く)
送付状
送付状の出力が可能になりました
帳票出力時に「送付状」にチェックを入れると帳票と一緒に送付状が作成されます。
送付状の文言設定
送付状に挿入する文言を帳票設定より設定出来るようになりました。>
今回のアップデートでは「頭語」「挨拶文」「結語」が設定出来ます。
リリース日時
12月11日(金曜日) 20時頃
アップデート内容
承認フローに権限を追加
承認機能に権限が設定できるようになります。今までは誰にでも承認申請が送れていた状態でしたが、アップデート後は承認する際に権限がある人にしか承認申請が送れなくなります。
承認権限の設定方法
スプレッドオフィスにログイン後、メインメニューより「自社情報設定」→「権限設定」で開くと設定できる権限の一覧が表示されます。一番右の列に承認権限の設定項目があるので編集したい場合はページ上部にある編集ボタンを押して設定します。
商品情報の表示件数を変更
見積りデータや、受注データを登録する際に明細情報のを「商品検索」ボタンで商品マスタから引用する際に、表示される商品情報のポップアップが今まで15件までしか表示できなかったものを45件表示できるようになります。
帳票に郵便番号マークを追加
帳票出力の際に今までは000-0000と数字しか入っていなかったのが、数字の前に郵便番号マークが入り「〒000-0000」と表示されるようになります。
集計の項目文言変更
売上・仕入集計画面で、請求予定の絞り込み項目の「受注情報(計上日)」を「受注情報(請求予定月)」に、売上実績の絞り込み項目に「請求情報(計上月)」を「請求情報(請求月)」という表記に変更します。
※絞り込むデータの対象は変更しません。
名前印鑑自動生成機能
トップページのキービジュアルの部分にご自分の名前を入力すると担当印イメージが表示されます。是非ご自身のお名前が自動生成印鑑でどのように表示されるかお試しください！
【新機能】合計請求書作成機能
複数の受注情報から請求書を作成できる機能をリリースします。こちらの機能にて、締め日に併せて請求書を発行することが出来ます。
月末でまとめて請求書を送るような業務に活用ください。
「合計請求書」機能
これまで、同一顧客に対して複数の請求が発生していた場合、案件毎に請求書を発行・発送する必要がありましたが、このたびリリースした「合計請求書」機能により、顧客ごとに絞込んだ複数の請求情報の中から纏めたい請求情報を選択するだけで合計請求書（一通の請求書）にまとめることができるようになります。
承認フロー機能及び個人担当印機能の追加
自社設定→承認フローにチェックをいれた場合に表示されます。
ボタン名には、現在の承認状況が表示されます。
承認履歴ポップアップでは、承認履歴を確認することができます。
申請、承認は、右上のボタンより行えます。
・名刺情報から顧客情報へのコピー機能
・商談履歴から新規見積作成機能
・帳票の担当印作成追加
【新機能】メール送信機能
作成した帳票をそのまま、社内・外へダウンロードURLが付いたメールを送ることが出来ます。
スマートに情報共有することが出来るようになりました。
【メール作成画面】
見積、受注、発注、請求の各一覧画面と詳細画面からメール作成画面を呼び出すことが出来ます。
メール送信の手順は以下の通りです。
①帳票選択
②メール作成
③メール内容確認
④送信完了
となります。
送信したメールは、送信履歴から確認出来ます。
ダウンロードしてもらえたかどうかも確認できますので、非常に便利です。
その際、送ったファイルも履歴として再度ダウンロード可能です。
是非、新しく追加されたメール送信機能をご利用ください。
速度改善のためのプログラム修正
今まで見積・受注・発注・請求の一覧表示に時間が掛かっておりましたが仕組みの見直し
・改善を行い、大幅な速度アップを実現しました。
データがなかなか表示されなくてご迷惑をお掛けしておりましたが、今後は迅速な画面表示が
可能になりましたので、ストレスのないかたちでスプレッドオフィスをご利用いただけると
思います。
また「売上・仕入集計」「入金・出金集計」「資金繰り表」画面もスムーズに表示されるように
なりましたので、数字のチェックにご利用頂ければと思います。
「売上・仕入集計」「入金・出金集計」に関しては、分類・種別を検索項目として追加いたしま
した。受注・発注・請求を登録される際に分類・種別情報を登録しておくと集計の検索条件とし
てご利用出来ますので今後のデータ登録の際には必要に応じて分類・種別も設定して頂ければと
思います。
SpraedOfficeは皆様からリクエストの多い機能を追加し、より使いやすいサービスにしていこ
うと考えています。是非、ご活用下さい。
ファイル管理（オンラインストレージ）
例えば、取引先での打ち合わせの際に急遽参照したいドキュメント類も、スプレッドオフィスに保存しておけばすぐに取り出すことが可能です。
また、会社のファイル共有サーバとしてのご利用もおススメです。スプレッドオフィスでは、常にデータバックアップを二重に実施しているので、今後は自社でのデータバックアップ作業が不要になると同時にデータ消失リスクからも解放されます。
ファイル容量は1GB！
スプレッドオフィスのファイル管理（オンラインストレージ）機能のファイル容量はなんと1アカウントにつき1GB！
例えば1社で10アカウント使用していた場合は合計10GBまで使えてとても便利です！
ファイルサイズを気にせず、どんどんスプレッドオフィスにファイルをアップロードしておけば、いつでもどこでもファイルを取り出すことが可能です。
セキュリティ対策も万全。
スプレッドオフィスはセキュリティ対策万全です。サーバとの通信は世界標準の暗号化技術である256bit鍵長のSSLで暗号化しているので安心してご利用いただけます。
スプレッドオフィスは「圧倒的に早く！驚くほど簡単に！」をコンセプトに、今後もお客様の受発注管理業務をサポートする機能をリリースしてまいります。
今後ともスプレッドオフィスをよろしくお願い申し上げます。
「資金繰り表のエクセル出力」機能
資金繰り状況をエクセル出力できるようになります。
資金繰り状況をエクセル編集できるようになることで、ほかの経営数値との比較も容易になり、これまで以上に資金計画・経営計画が立てやすくなるかと思います。
スプレッドオフィスは「圧倒的に早く！驚くほど簡単に！」をコンセプトに、今後もお客様の受発注管理業務をサポートする機能をリリースしてまいります。
今後ともスプレッドオフィスをよろしくお願い申し上げます。
「受注・発注情報の取り消し」機能
これまで、受注済み・発注済みとして処理してしまった情報の取消機能がないことで、ご利用中のお客様に大変ご不便をおかけしておりましたが、このたびリリースした「受注・発注情報の取り消し」機能により、一度処理してしまった受注・発注情報の取り消しができるようになります。
スプレッドオフィスは「圧倒的に早く！驚くほど簡単に！」をコンセプトに、今後もお客様の受発注管理業務をサポートする機能をリリースしてまいります。
「毎月発生する経費の繰り返し登録」
毎月同額で発生する経費の処理ほど面倒なものはありません。このたびリリースした「毎月発生する経費の繰り返し登録」機能をご利用いただくと、支払い期間を指定して金額を登録するだけで毎月の経費として自動計上されるため、毎月同じ金額で経費登録するという不毛な作業から解放されます。
スプレッドオフィスは「圧倒的に早く！驚くほど簡単に！」をコンセプトに、今後もお客様の受発注管理業務をサポートする機能をリリースしてまいります。
担当者名と担当者メールアドレスの自動表示
メール送信画面
兼ねてよりお声をいただいていた「メールアドレス初期値表示」機能になります。
見積・受注・発注・請求画面よりご利用出来ますメール送信機能ですが、顧客担当者(仕入先担当者)に選択されていた場合にメール送信先(画面の①)を担当者メールアドレス、メール本文の会社名のあとに担当者名を表示する(画面の②)ように致しました。
都度都度メールアドレスを入力する手間を省くことが出来ます。
※ご利用される場合は顧客・仕入先マスタの担当者情報の整備をお願い致します。
「メールアドレス初期値表示」機能
見積・受注・発注・請求画面よりご利用出来ますメール送信機能ですが、顧客担当者(仕入先担当者)に選択されていた場合にメール送信先を担当者メールアドレス、メール本文の会社名のあとに担当者名を表示するように致しました。
都度都度メールアドレスを入力する手間を省くことが出来ます。
※ご利用される場合は顧客・仕入先マスタの担当者情報の整備をお願い致します。
ファイル管理方法
さて皆さま、会社で作成したファイルの管理方法はどのようにされているでしょうか？
多くは、社内に共有のファイル置き場を設け管理されているのではないでしょうか？
弊社もご多分に漏れずネットワークHDDを利用し、社内共有ファイル置き場を用意しておりました。
RAID5を組んでおりそうそうデータが消えることは無いと思っておりましたが。。。
あくる日、何の前触れもなく突然HDDが故障し接続ができなくなりました。
重要なファイルはローカル環境で保存していたものが大半だったので致命傷にはならなかったのですが、ローカル環境のファイルが無かったことを想像すると肝が冷える状況でした。
ファイル管理方法のご提案
ここ最近BCP対策としてクラウド上にファイルを保存することを耳にすることはありませんか？
セキュリティのことは当たり前にクリアする前提でクラウド上にファイルを保存するということはひとつのBCP対策になると思っております。
※SpreadOfficeは、安心できる国内サーバで運用しており、サーバとの通信は256bitSSLで暗号化しており、万全のセキュリティ対策を実施しております。
参考ページ：https://www.spreadoffice.com/security
そのクラウド上へのファイル保存が、SpreadOfficeのファイル管理機能を利用することで実現可能です！
SpreadOfficeでは、保存可能容量として1ユーザあたり1GBのスペースをご用意しております。
ファイル管理機能として、
①帳票(見積書・請求書など)のファイル出力時に保存ができます
②パソコン上のファイルをアップロードし保存ができます
③請求に関連するファイルを請求データに紐付けてアップロードし保存ができます
の3種類の保存方法をご用意しております。
①は、帳票を出力する際にポップアップが表示されますので、ファイル保存という項目の「する」にチェックをいれた状態でファイルを出力すると、顧客ごとにフォルダが自動作成されそのフォルダに出力帳票が保存されます。
いつ、誰が出力したのか分かりますので、過去の見積書などのデータを探す場合に重宝できます。
②は、社内の共有ファイル置き場として利用でき、自由にフォルダが作成できますので簡単にファイルの社内共有が実現できます。
③は、請求データに関連するファイルをアップロードすることができます。
例えばお客様から受領した納品書などをPDFスキャンして請求詳細よりアップロードしておくと、あとから請求を確認する際にファイルを探す手間が省け、時間短縮にできます。
実際の画面イメージ
このようにSpreadOfficeには優れたファイル管理機能が御座いますので、見積・請求作成の機能だけでなく、是非本機能も有効活用していただければと思います。
社判、担当印について
以前にもこちらでご紹介したことがある内容になりますが、SpreadOfficeには「社判」「担当印」の登録機能が用意されています。
・社判登録
「自社情報」から画像をアップロードします。
・担当印登録
「ユーザ一覧」から担当印を登録したいユーザを選択し、編集画面に移動し印鑑情報タブより画像をアップロード、または「担当印自動作成」ボタンをクリックして作成します。
この担当印自動作成が優れもので1～4文字のテキストを印鑑画像へ変換してくれます。
ここで登録した社判、担当印は見積書・注文請書・納品書・注文書・請求書に表示できます。
※任意で社判を押印しないようにすることも可能です。
このように１つのシステム内で押印まで対応できるのは嬉しいですね！
担当印自動作成機能はウェブページからも体験することが出来ます。
是非ご確認頂ければ幸いです。
帳票フォーマットは13種類
スプレッドオフィス4.0の請求書や見積書の基本フォーマットには13種類のフォーマットが搭載されています。
（まだお試し頂けていない方はこちらに、帳票のサンプルが一部ございます。）
（ちなみに、全てのエクセルテンプレートは無料で利用可能となっております。）
初めてスプレッドオフィスをご利用になるユーザーの皆様はどの形式にしようか、色はどれがいいかな？など、お選び頂けるわけですが、2.0から継続して利用している弊社では「請求書スタンダード（青）」一択なのです＞＜
こんなにいろいろあるのに選べないなんてー！
もちろん愛着のある「スタンダード」デザインですので、この請求書デザインがいやなわけではありません！
でも、たまには色違いの請求書を使ってみたり……したくなりますよね？
そんな時には、スプレッドオフィスのメニュー内の「自社設定」→「帳票設定」画面で請求書や見積書のフォーマットを選択、設定です！ が、もちろんそんな請求業務担当者の暴走は許されませんので、設定できるユーザーは権限管理されております。
また、「我が社はオレンジ色がイメージカラーだから、請求書のカラーもオレンジにしたい！」という場合には、スタンダードプランでしたら基本フォーマットのカラー変更を無償で行っておりますのでお気軽にご相談ください！
資金繰り表の「名称」に入る「未発注」データの表示を修正しました。
今までは未発注データがあると「未発注」しか表示されなかったのが「未発注(件名：●●)」という表示に改訂されより分かりやすくなりました。
MACでご利用頂いている場合に、帳票備考欄に濁点が分かれて表示されてしまうことがある不具合を修正致しました。
発生条件
MACで帳票作成を行い帳票備考欄に濁点を含む文字が入った時。
不具合内容
帳票備考の濁点が離れて表示されてしまう。
2015年11月16日に不具合の対応が完了しております。
今後ともスプレッドオフィスをよろしくお願い致します。
追加された機能
「売上・仕入集計」と「入金・出金集計」の検索条件に[部署]を追加しました。
部署毎の集計を行う場合に便利な機能ですので是非ご利用ください。
部署とは
ユーザー様側で任意に設定できる項目です。
よく使われる部署設定には「営業」「業務」「経理」などがあります。
